ارزیابی عملکرد کارکنان
فرقی نمی‌کند که شرکت شما از اطلاعات در دسترس برای ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده می‌کند یا خیر، شما می‌توانید خود ارزیابی عملکرد را انجام دهید و این کار برای رشد و توسعه حرفه ای و شغلی تان بسیار مهم و ضروری است. در این نوشته شما را با فرایند ارزیابی عملکرد آشنا خواهیم کرد.
شاید نوشتن ارزیابی عملکرد یکی از کارهای پراسترس و حتی هولناک باشد، بالاخره شما باید با چیزی سنجیده شوید که به مذاقتان خوش نیاید، البته این کار کمک زیادی برای رسیدن به اهداف شغلی و بهبود مشارکت در سازمان شما خواهد کرد. فرقی نمی‌کند که ارزیابی علمکرد را برای بررسی فعالیت‌های درون سازمان خود انجام می‌دهید و یا برای پی بردن به میزان پیشرفت شخصی خود، بهرحال این موضوع ارزش وقت و تلاش برای بررسی را دارد.
1- زمان کافی برای ارزیابی عملکرد در نظر بگیرید
درست کردن جدول ارزیابی عملکرد نیاز به زمان دارد، البته می‌توانید از طرح‌های آماده ای که در اینترنت وجود دارد استفاده نمایید. اگر زمان کافی برای بررسی آن صرف نکنید نمی‌توانید از کیفیت نتایج خود در آینده مطمئن باشید و تحلیل درستی از ارزیابی خود نخواهید داشت.
اگر میخواهید که ارزیابی عملکرد دقیقی داشته باشید بهتر است با وسواس زیادی به موارد مختلف آن دقت کنید و ببینید آیا تمام جنبه‌های مورد نظر شما در آن آورده شده است و می‌توانید با استناد به آن میزان موفقیت فردی و یا سازمانی خود را به نمایش بگذارید و فرایند پیشرفت شغلی خود را بررسی کنید.
2- اهداف خود و سازمان را مرور کنید
اگر بخواهید ارزیابی عملکرد را از خودتان شروع کنید ابتدا باید اهداف شخصی خود را مشخص کنید و سپس اهداف سازمانی را در سطحی بالاتر در نظر بگیرید. برای اینکه نشان دهید که کارمند مفید و مهمی برای شرکت خود هستید باید تلاش خود را در راه رسیدن به اهداف سازمانی را بتوانید به درستی به نمایش بگذارید.
ارزیابی عملکرد شخصی به شما نشان می‌دهد که چقدر بروی مسیر اهدافی که در ذهن خود دارید در حال حرکت هستید و تلاش‌های شما چقدر انتظارات شخصی و سازمان شما را برآورده می‌کند.
3- موفقیت‌های اخیر خود یا شرکت را به نمایش بگذارید
با توجه به اهداف تان، تابلویی از موفقیت های خود یا شرکتتان بسازید و تمامی موفقیت‌های سال گذشته خود را در آن منعکس کنید، چیزهایی مانند پروژه هایی که با موفقیت به انجام رسانده اید، مشارکت هایی که با کمیته‌های تخصصی بخش‌های دیگر شرکت خود داشته باشید و یا گزارشاتی که نشان دهنده عملکرد بالایی شما هست را می‌توانید به سبک و طرح مورد علاقه خود در این تابلو قرار دهید.
این کار می‌تواند به مشتریان شرکت شما نشان دهد که چقدر بروی عملکرد بالای خود پافشاری می‌کنید. همچنان که سعی می‌کنید موفقیت‌های خود یا شرکت تان را در سال گذشته بنویسید، به این موضوع فکر کنید که این موفقیت‌ها چگونه شما و یا شرکتی که در آن مشغول به کار هستید را به سمت موفقیت و اهداف خود رسانده است.
برای مثال افزایش تعداد مشتریان و یا افزایش فروش و یا گرفتن سهم بازار بزرگتر می‌تواند نشان دهنده پیشرفت شما باشد.
4- ابتدا بروی خودتان تمرکز داشته باشید
در ارزیابی عملکرد خود، باید به حدی زیادی به موفقیت‌های خودتان توجه کنید و سعی کنید میزان مشارکت خودتان در به انجام رسیدن پروژه‌ها و اهداف شرکت را به عنوان یک کارمند مفید و با کیفیت نشان دهید.
5- چالش‌های شغلی و حرفه ای را پیدا کنید
هر کارمندی و یا بهتر بگوییم هر انسانی دارای نقاط ضعف هست، پس صادقانه آنها را شناسایی کنید تا بتوانید آن نقاط ضعف را برطرف کنید. شما باید چالش‌های پیش روی خود را به طور شفاف و واضح تشریح کنید تا برای انتخاب اهداف جدید خود دچار مشکل نباشید و فرصت رشد داشته باشید. به زمان هایی فکر کنید که از کار خود عقب افتاده اید، یا به کمک احتیاج داشته اید و یا از عملکرد صحیح خود مطمئن نبوده اید. مثال هایی از چالش‌های شغلی خود بنویسید تا در کنار نمایش موفقیت هایتان فرصت رشد و پیشرفت شما به درستی ترسیم گردد. اگر یافتن مشکلات و چالش‌های شغلی برایتان نامفهوم و گنگ و یا سخت هست بهتر است با یکی از همکاران مورد اعتماد و صمیمی خود یا یک منتور شغلی و یا با مدیر ارشد خودتان صحبت کنید.
6- چیزهایی که به شما فرصت رشد و پیشرفت می‌دهد را بنویسید
با بررسی کارهای موفقیت آمیزی که در سال گذشته انجام داده اید، میزان رشد حرفه ای خود را ترسیم کنید و ببینید که چقدر به اهداف حرفه ای خود نزدیک شده اید و اشکالات و اشتباهات شما در سال گذشته چه چیزهایی بوده است.
در ارزیابی خود بنویسید که چگونه توانسته اید از پس مشکلات و چالش هایی که داشته اید عبور کنید و چقدر با هوشمندانه کار کردن توانسته اید کارمند شایسته ای برای شرکت خود باشید.
این نوشته باید شامل اهداف شخصی و سازمانی شما در سال گذشته در سمت شغلی که داشته اید باشد.
7- در ارزیابی عملکرد باید نتایج بررسی به صورت اعداد گزارش شوند
بعد از اینکه فرم‌های مخصوص عملکرد کارکنان را طراحی کردید، شما باید برای وظایف هرکارمند کیفیت مورد نظر را بنویسید و بازه امتیازی آن را مشخص کنید تا بتوانید با امتیاز دادن به وظایف و مقایسه با کیفیت مطلوب عملکرد کارکنان را مورد ارزیابی قرار دهید.
برای مثال برای منشی شرکت خود 10 وظیفه روزانه در نظر دارید، آنها را لیست کنید برای مثال خوش آمدگویی با مهمانان و مشتریان شرکت، در ستون کیفیت مطلوب، صحبت کردن 45 ثانیه ای با مشتریان و خوش آمدگویی و به کار بردن اسم مهمان و یا مشتری و بازه امتیازی مورد نظر خود را در نظر بگیرید.
به این شکل هم کارمند شما و هم خودتان به عنوان مدیریت تصویر شفافی از عملکرد با کیفیت خواهید داشت.
8- سعی کنید همه چیز را با اعداد مقیاس گذاری کنید
شاید بعضی از موفقیت‌ها را به صورت کیفی گزارش کنید، برای مثال کارمندی بگوید من در طراحی نرم افزار جدید شرکت نقش داشته ام و در به موفقیت رساندن آن تلاش کرده ام. برای اینکه بتوانید به صورت مشخص عملکرد را بررسی کنید باید مقیاسی برای عملکرد داشته باشید.
آیا ساعت صرف شده برای طراحی آن نرم افزار را ملاک فعالیت قرار می‌دهید یا میزان رضایت مشتریان از استفاده از نرم افزار مورد نظر و یا هر چیز دیگری که از دیدگاه شما ملاک ارزیابی می تواند قرار بگیرد.
9- در بازخوردها مشارکت داشته باشید
سعی کنید در بازخورد دادن به دیگران به موفقیت‌ها و نکات مثبت آنها اشاره کنید و ببینید که چه موفقیت هایی را در فعالیت‌های آنها در محیط کار دیده اید. به این صورت می‌توانید بازخورد خود را با میزان موفقیت‌های بدست آمده ارتباط دهید و همچنین در ارزیابی عملکرد خودتان بتوانید تصویر درست و واضحی را از محیط دریافت کنید.
10- پس از بررسی شرایط موجود باید اهداف جدیدی را تعیین کنید
تا به اینجا عملکرد سال گذشته شرکت خود را مورد بررسی قرار داده اید و نقاط ضعف و قوت‌ها و موفقیت‌ها و چالش‌های خود را با اهداف سال گذشته خود مقایسه و بررسی کرده اید، حالا زمان آن رسیده است که اهداف سازمانی جدیدی را ترسیم کنید. سعی کنید در این راه از مشارکت کارمندان کمک بگیرید و سعی کنید چالش‌های پیش رو را بیابید تا بتوانید نقاطی که نیاز به بهبود دارند را بررسی کنید.
سعی کنید حداقل دو هدف مهم برای شرکت خود را در سال جاری برای همه ترسیم کنید تا همه در جهت رسیدن به آن تلاش کنند.
11- جلسات ارزیابی عملکرد دوره ای داشته باشید
واحد‌های مختلف می‌توانند درون خود جلسات مختلفی در طول سال داشته باشند تا عملکرد خود را سریعتر بررسی کنند و اطلاعات جدیدی نسبت به فعالیت‌های درون شرکت در اختیار مدیران میانی قرار بگیرد. در این جلسات سعی کنید اهداف جزیی تری ترسیم کنید که در راستای اهداف اصلی شرکت باشند و سعی کنید همه را متوجه این موضوع کنید که چرا بروی این اهداف در سال جاری متمرکز شده اید.
12- بازخورد بدهید و بازخورد بگیرید
وقتی که نتایج ارزیابی عملکرد را در اختیار کارمندان خود قرار دادید از آنها بخواهید که نظر خود را درباره کارهایی که می‌توانند در جهت بهبود عملکرد خود انجام دهند را برای شما مشخص کنند تا فضا برای رسیدن به موفقیت‌های آتی شفاف شود.
از آنها بپرسید که اهداف اصلی شرکت را چگونه ارزیابی می‌کنند و به آنها اجازه دهید بدون مشکلی درباره تغییر اهداف شرکت با شما صحبت کنند و نظر خود را بیان نمایند.
13- پیشنهاد هایی برای پیشرفت کارکنان در سال جدید داشته باشید
بعد از ارزیابی عملکرد زمان آن هست که با کارکنان خود بیشتر درباره چالش‌های گذشته صحبت کنید و ایده هایی برای رشد فردی و حرفه ای افراد و سازمان خود ارائه بدهید. اگر شما یکی از کارمندان شرکت هستید سعی کنید به صحبت‌های مدیر مافوق خود گوش دهید و با آغوش باز ایده‌های آنها را پذیرا باشید و به آنها نشان دهید که به دنبال کم کردن نقاط ضعف شغلی خود و به سمت موفقیت در حال حرکت هستید.
اهداف ارزیابی عملکرد کارکنان چیست؟
همچنین این سوال برای شما پیش خواهد آمد که سازمان‌ها چه نیازی به ارزیابی عملکرد کارکنان خواهند داشت؟ ارزیابی عملکرد یک فرایند برای بررسی وضعیت سازمان و ابزار ارتباطی بین کارکنان هست. هرچند که این کار از زمان‌های گذشته مورد مخالفت کارکنان و مدیران میانی شرکت‌ها بوده است و افراد علاقه چندانی به آن ندارند اما از سوی دیگر با ظهور علم مدیریت عملکرد می‌تواند گفت که می‌توان نقاط ضعف و قوت سازمان خود را مورد بررسی قرار داد.
البته رویکرد شما باید بسیار مناسب باشد تا به اهداف مورد نظرتان و حتی بیشتر دست پیدا کنید. مدیریت عملکرد شاخه جدیدی از ارزیابی عملکرد هست که سعی دارد با حمایت خود از کارکنان و مدیریت شرکت نتایج مفیدی را برای سازمان ایجاد کند.
نکته مهمی که در مدیریت عملکرد مورد سوال هست نحوه درخواست از کارمندان برای همکاری در ارزیابی عملکرد خود و شرکت است. هدف کلی برنامه ریزی برای موفقیت آینده شرکت هست که در این راستا هدف گذاری، ارزیابی کمی عملکرد وظایف کارکنان، بازخورد متداوم عملکرد، خود ارزیابی کارکنان، مستندسازی فرایند ارزیابی باید انجام شود.
برای ارزیابی عملکرد موثر در شرکت چه اقداماتی را باید انجام دهید؟
هرچند که در هر سازمانی روش‌های ارزیابی عملکرد متفاوتی از سوی مدیریت می‌تواند پیاده سازی شود اما قوانین و مفاهیم پایه ای آن درباره نحوه صحبت کردن با کارمندان برای ارزیابی عملکرد آنه یکسان هست.
درحالت کلی باید سعی کنید که بررسی عملکرد کارکنان انگیزه دهنده و مثبت ارزیابی شود زیرا در این صورت هست که آنها سعی می‌کنند توانایی بیشتری برای عملکرد بهتر ارائه دهند و در راستای اهداف سازمانی قدم بردارند.
در شروع جلسه ارزیابی عملکرد نیازی به صحبت از نقاط مثبت و بهبود شرایط نیست و باید به طور متعادل به چالش‌ها و موفقیت‌های بدست آمده اشاره کنید.
تعداد جلسات ارزیابی عملکرد را ماهیانه و دوره ای انتخاب کنید
این موضوع را به یاد داشته باشید که ارزیابی عملکرد را به صورت مداوم و ماهیانه می‌توانید با برگزاری جلساتی در درون شرکت خود به طور دقیقی انجام دهید و نباید عملکرد را به جلسات سالیانه محدود کرد زیرا در این صورت کارکنان نمی‌توانند به سرعت خود را با نیازهای شرکت منطبق کنند و شاید پس از یکسال با سطح انتظارات بسیار فاصله داری با عملکرد خود مواجه شوند.
خیلی اهمیت ندارد که فرایند ارزیابی شما به چه صورت خواهد بود، آنچه مهم تر هست ترسیم اهداف شرکت هست. خیلی مهم هست که بدانید کارمندان به طور مشخص اهداف شرکت را دانسته و انتظار شرکت از آنها را به خوبی متوجه هستند و تصویر مشترکی از اهداف خود با اهداف شرکت دارند.
در زمان صحبت با یک کارمند چه نکاتی را باید رعایت کنید؟
در زمانی که با یک کارمند به تنهایی میخواهید درباره عملکرد او صحبت کنید حتما باید زمانی که به جنبه مثبت عملکرد وی می‌پردازید بیشتر از زمانی باشد که جنبه‌های منفی و نقاط ضعف عملکرد وی را اشاره می‌کنید.
نتایج نشان می‌دهد که بازخورد مثبت تاثیر مستقیمی بروی رشد و بهبود عملکرد کارکنان دارد و افراد خود را شایسته تقدیر و انگیزه مجدد می‌یابند.
و باید بدانید که عملکرد هیچ کارمندی به طور کامل منفی نیست، که اگر این چنین بود در حال حاضر نباید کارمند شرکت شما باشد. همچنین نقاطی که نیاز به بهبود دارند را نباید نادیده بگیرید. مخصوصا برای کارمندانی که پایین تر از سطح عملکرد خود فعالیت می‌کنند و باید با این کارکنان به طور مستقیم به موضوع اشاره کنید.
نتیجه گیری…
به هرحال ارزیابی عملکرد زمانی مفید خواهد بود که در راستای اهداف سازمانی باشد و بتوانید انگیزه و عملکرد کارکنان را به سطحی بالاتر برسانید، این کار نیازمند تجربه و دانش مناسب آن هست. بهتر است از مدیران باتجربه در بخش منابع انسانی در این زمینه کمک بگیرید و با ادامه دادن مطالعه خود نیز در این زمینه اطلاعات مناسبی کسب کنید.
