ایجاد برنامه ریزی کاری برای کارکنان شرکت بخش مهمی از کسب و کار شما خواهد بود، وقتی تعداد کارکنان زیاد باشد طراحی برنامه ریزی کاری زمان زیادی از شما خواهد گرفت و حتی گاهی اوقات نظم کاری را مختل خواهد کرد.
تغییر در برنامه کاری هم به نوع خود موضوعی است که هماهنگ کردن آن با کارکنان گاهی اوقات سخت می‌شود و کارکنان بیشتر تمایل به شغلی با ساعات کاری و برنامه ریزی منعطف دارند.
طبق تحقیقاتی که در سال 2016 شرکتی آمریکایی بر روی کارکنانش انجام داد متوجه شد که 25% وقت کاری مدیران صرف برنامه ریزی کاری برای کارکنان شرکت و رفع مشکلات آن می‌شود، که شاید شما هر روز با این موضوع در محیط کار سروکار داشته باشید.
در این مطلب شما با 5 نکته عالی برنامه ریزی کاری برای کارکنان شرکت‌تان آشنا خواهید شد که بهینه سازی و صرفه جویی در زمان، برنامه ریزی و افزایش رضایت کارکنان و مشتریان شرکت را در پی خواهد داشت.
1- تغییرات برنامه ریزی کاری کارکنان را دو هفته زودتر اعلام کنید
تغییر در برنامه کاری کارکنان بهتر است از چند هفته قبل به آنها اطلاع داده شود، در دنیای امروز که همه چیز تحت تاثیر تغییرات سریع تغییر می‌یابد کارکنان شما حق دارند که از تغییرات کاری‌شان زودتر مطلع شوند. اگر تغییرات در برنامه ریزی کاری را در همین هفته جاری به آنها اعلام کنید و یا حتی یک هفته زودتر باز هم زمان کمی به آنها داده اید تا خود را با شرایط جدید تطبیق دهند. اعلام دو هفته زودتر از تغییرات برنامه کاری رضایت شغلی کارکنان را افزایش می‌دهد و همچنین فضای کاری منعطفی را ایجاد خواهید کرد.
2- شیوه مناسبی برای ارائه برنامه ریزی کاری به کارکنان پیدا کنید
تقریبا اکثر کارفرماها برنامه ریزی کاری را به صورت نسخه‌های چاپ شده به کارکنان خود ارائه می‌دهند. این روش تقریبا قدیمی شده است و روشی غیر کارآمد برای تغییر برنامه ریزی کاری خواهد بود.
به این موضوع توجه کنید که کارکنان شما به چه شیوه ای تغییرات در برنامه کاری را پیش خود نگه می‌دارند و آنها را دنبال می‌کنند. مثلا شاید با گوشی موبایل خود از آن عکس می‌گیرند و یا در دفترچه یادداشتی می‌نویسند. این راه ها می‌تواند جایگزینی باشد برای پرینت کاغذی که بر روی موبایل ها تغییرات برنامه ها را یادآوری کنید. هرچند نگه داشتن کارکنان بر روی برنامه کاری شاید کمی دشوار باشد اما مدیران باید حتما این نظم در برنامه ریزی کاری را رعایت کنند و از این موضوع اطمینان حاصل کنند.
3- به درخواست های کارکنان در برنامه ریزی کاری توجه کنید
تغییرات در هر کاری امری اجتناب ناپذیر است مخصوصا وقتی بر روی برنامه ریزی بر روی کاغذ باشد. با تحقیقاتی که بر روی کارکنان شرکتی انجام شد به این نتیجه رسیدند که نیمی از کارکنان درخواست تغییر در برنامه کاری خود دارند. هرچند اگر برای این کار سازماندهی خاصی نداشته باشید ممکن است فراموش شود.
برای راحتی کارکنان سامانه ای برای درخواست در تغییرات کاری ایجاد کنید که همه با اطمینان از درخواست‌های خود برای تغییر در برنامه کاری و مرخصی و دنبال کردن ساعات کاری کارکنان ایجاد کنید. با این کار از پیچیدگی و مشکلات بعدی نیز جلوگیری خواهید کرد.
4- تغییرات در برنامه ریزی کاری را به شکل ساده ای اجرا کنید
کارکنان شما همچنین می‌خواهند که کنترل بیشتری بر روی تغییرات در برنامه کاری خود داشته باشند، برای اینکه این تغییرات از سوی کارکنان نیز تایید شود و با شما همراه شوند بهتر است به شیوه ای تغییرات را اعلام کنید که کارکنان بتوانند نظرات خود را بیان کنند و تغییرات را به تدریج اجرا کنید تا نظم کاری به سرعت بهم نریزد. از قسمت پیام رسانی نرم افزار برنامه ریزی روزانه سیمیا نسخه 3 می‌توانید برای اعلام تغییرات به کارکنان استفاده کنید.
5- از تکنولوژی در برنامه ریزی کاری استفاده کنید
استفاده از تکنولوژی‌های جدید، مدیریت و برنامه ریزی کاری را هم برای شما و هم برای کارکنانتان آسان می‌کند. ایجاد برنامه کاری، به اشتراک گذاشتن تغییرات و درخواست‌های تغییرات کاری دیگر نیازی به استفاده از کاغذ و چاپ فرم‌های مختلفی ندارد. از نرم افزارهای برنامه ریزی می‌توانید استفاده کنید. این نرم افزارها که هم بر روی ویندوز قابل نصب هستند به شما کمک می‌کنند که بر روی کارهای خود تسلط داشته باشید.
برنامه ریزی کاری نباید برای شما در شغل تان سردرگمی ایجاد کند. کافی است به دنبال ابزارهای برنامه ریزی مناسب شغل خود باشید، با این کار راحتی را برای کارکنان خود ایجاد خواهید کرد و می‌توانید برنامه ریزی‌های آینده و تغییرات را به راحتی مدیریت کنید و با زمان و منابع و افراد خود به شکل بهینه ای فعالیت کنید.
نتیجه گیری برای نکات برنامه ریزی کاری کارکنان
از ساعات ابتدای روز خود به صورت جادویی بهره ببرید. همه ما می دانیم که کارها براساس اهمیتشان باید دسته بندی شوند و در جدول برنامه ریزی کاری نوشته شوند زیرا کارها ارزش یکسانی ندارند.
بر اساس صحبت ها و عقاید یک استاد روانشناسی که دانشمند اقصاد نیز هست(منظورمان Dan Ariely است.)؛ بیشترین بازدهی در روز بین دو الی دو ساعت و نیم می باشد، پس مشخص است که این زمان را در اول صبح می توان داشت و بهترین تایم از ساعت 7.30 الی 10 صبح است.
طبق اصل پارتو، 80% نتایج از انجام 20% کارها می باشد که نشان دهنده این است که باید مهم ترین کارها را باید در ابتدای روز انجام دهید.
لینک دانلود فایل جدول برنامه ریزی روزانه خام در ادامه قرار داده شده است:
