چگونه کار خود را مدیریت کنیم

برنامه های عملی

سازمان یافتگی استثنایی

متمرکز شدن روی روشی که کار می کنید

همه ی ما زمانی که شغلمان را شروع می کنیم می دانیم که لیست های انجام کار سودمند هستند…

برنامه های عملی

سازمان یافتگی استثنایی

متمرکز شدن روی روشی که کار می کنید

همه ی ما زمانی که شغلمان را شروع می کنیم می دانیم که لیست های انجام کار سودمند هستند.

اگرچه زمانی که مسئولیت چندین پروژه را بر عهده می گیریم(بسیاری از ما زمانی که مدیر می شویم این گونه عمل می کنیم) لیست های انجام کار می توانند طاقت فرسا شوند.

در بیشتر مواقع یکی از مشکلات این است که لیست های انجام کار ما برنامه ریزی شده، متمرکز، و عملی نیستند. این لیست ها بیشتر در مورد کارهایی هستند که در موردشان تصمیمی گرفته نشده و هنوز نتایج شان معلوم نیست. برای مثال، ورودی های خاصی مانند “با محمدی در بخش فروش تماس بگیر ” ممکن است در کنار آرزو های مبهمی مانند “طرح بازاریابی بنویس” آمده باشند. اغلب جزئیات عملی و واقعی از کارهایی که باید انجام دهید وجود ندارد.

مشکل دیگر این است که زمانی که شما مثلا بیشتر از ۲۰ ورودی در لیست خود دارید استفاده از آن سخت و طاقت فرسا می شود. این بدین معنا است که شما فعالیت ها و الزامات کلیدی را از دست داده اید.

در چنین موقعیتی است که برنامه های عملی سودمند هستند. برنامه های عملی نسخه های “قدرت صنعتی” لیست های انجام کار هستند که اهداف کوتاه، متوسط و بلند مدت را به یکدیگر پیوند می زنند. این برنامه ها در برنامه ریزی زمان به شما کمک می کنند، بدون این که الزاماتی که فراموش کردید در زمان بندی شما مشکلی ایجاد کند. این برنامه ها شما را به تفکر در مورد اولویت هایتان تشویق می کند بنابراین می توانید در مورد چیزهای مهم فکر کنید و زمانتان را با فعالیت های کم ارزش هدر ندهید.

برنامه های عملی هم چنین به شما کمک می کند که از مشاغل وکالتی بهره بگیرید. همه ی این ها به شما اجازه می دهد که در زمان صرفه جویی کنید و به موقع کارهایتان را انجام دهید، ضمن این که اثر بخشی و کارایی خود را نیز افزایش می دهید. از این نظر این برنامه ها در زمان هایی که احساس می کنید مغلوب کار شده اید، به شما کمک می کند الویت بندی هوشمند و کنترل را به زندگی خود بازگردانید.

نکته:

برنامه های عملی در مواجهه ی اول ممکن است پیچیده و کاربرد آنها سخت به نظر آید. این برنامه ها از لیست های انجام کار پیچیده تر هستند اما اگر چند ساعتی را صرف یادگیری استفاده از آنها کنید، دوباره کنترل حجم کاریتان را با استرسی به مراتب کمتر بدست خواهید گرفت.

چگونه از یک برنامه ی عملی استفاده کنید؟

به منظورر ساخت برنامه ای عملی چهار گام زیر را دنبال کنید:

گام ۱: جمع آوری

در ابتدا لیستی طولانی از همه ی کارهایی که نیاز به تصمیم گیری دارند را تهیه کنید. تلاش کنید هر کاری که ناتمام است و برای تکمیلش نیاز به عملی از جانب شماست جمع آوری و یادداشت کنید، چه این کارها ضروری یا غیرضروری، کوچک یا بزرگ، ،شخصی یا حرفه ای باشند.

این جمع آوری تا حدودی به طور اتوماتیک رخ می دهد. درخواست های ایمیل در این-باکس شما ذخیره می شوند، یادداشت هایی که نیازمند توجه هستند به طبقه ی شما تحویل داده می شوند، نامه به صندوق پستی شما می رود، پیام هایی که درخواست عملی را دارند در ویس میل شما ذخیره می شوند.

اما کارهای متفرقه ی دیگری نیز وجود دارند، کارهایی که در ذهن شما وقت می گذرانند، پروژه هایی که می خواهید راه اندازی کنید، کارهایی که در انتهای کشوی شما است و قصد دارید به آنها رسیدگی کنید، ایده هایی که روی تکه های کاغذ نوشته اید، همه ی این ها نیاز دارند که جمع آوری شده و در مکانی قرار گیرند. همه ی این اعمال و پروژه ها را جمع کنید و در یک مکان فهرستی از آنها تهیه کنید.

و بسیار حائز اهمیت است که اطمینان حاصل کنید که اهداف شخصیتان در این لیست آورده شود.

نکته ی ۱:

اگر “کارهایی که قرار است انجام دهید” های بیش از حد در ذهن خود داشته باشید، استرس بسیار زیادی را تجربه خواهید کرد. همیشه تردید دارید که آیا کارهایی را فراموش کرده اید، و همواره این احساس بد که به هر چه که می خواستید نرسیدید را به همراه خواهید داشت.

اگر هر چیزی را در برنامه ی عملی خود بنویسید، می توانید ذهن تان را از این یادآوری های استرس زا پاک کنید و اطمینان حاصل کنید که بطور منسجم و با ثباتی اعمال را اولویت بندی کردید. این کار سود جانبی نیز دارد و آن این است که به شما کمک می کند تا تمرکزتان را بیشتر کنید زیرا دیگر عواملی که موجب حواس پرتی در ذهنتان می شوند را ندارید.

نکته ی ۲:

اولین مرتبه ای که برنامه ی عملی می سازید مدت زمانی را(شاید دو ساعت) صرف این می کنید که آن را سازماندهی کنید. این هزینه مقدمه سازماندهی زندگیتان است. اگرچه یک بار که این کار را انجام دهید از احساس تحت کنترل بودن زندگیتان متحیر خواهید شد. به روز رسانی برنامه ی عملی تان پس از این، زمان کمتری را از شما خواهد گرفت.

نکته ی ۳:

راحت ترین روش این است که برنامه ی عملی خود را به صورت پوشه ی واژه پرداز روی کامپیوترتان نگهداری کنید. این روش آسانی در سازماندهی، بروز رسانی، و نگهداری بدون دوباره نویسی ملامت آور خواهد بود.

گام ۲: آراستن

اکنون برای پردازش لیستی که در گام ۱ تهیه کردید با دقت به هر بخش نگاه کنید. تصمیم گیری کنید که آیا واقعا باید عملی در مورد آن انجام دهید. بسیاری از کارهایی که در مسیر ما قرار می گیرند هیچ ارتباط واقعی با ما ندارند یا در مقایسه با کارهای دیگر اهمیتی ندارند. اگر این گونه است پس این کارها را از لیستتان حذف کنید.

گام ۳: سازماندهی و اولویت بندی

این گام سه بخش دارد:

نخست این که فهرست پروژه ها و اعمال خود را بازبینی کنید. اعمال مجزا و شخصی که بخشی از پروژه های بزرگ تر هستند را، هم گروه کنید.

بعنوان مثال ممکن است شما بخواهید در خانه حمام خود را تعمیر کنید یا اتاق نشیمن را دوباره رنگ بزنید، این کارها می توانند در پروژه ی “بازسازی خانه” قرار گیرد. در محل کار، ممکن است در نیاز به یک سیستم کامپیوتری جدید همکاری کنید و این انتظار برود که تیم شما روی سیستم جدید تست شود و آموزش ببیند. همه ی این کارها در پروژه ی “بروز رسانی سیستم کامپیوتر” قرار می گیرد.

این گونه خواهید فهمید که اگر یک بار بخش های لیست را ذخیره کنید، آنها خودشان را در پروژه های منسجم سازماندهی خواهند کرد. (همچنین باید اطمینان حاصل کنید که اهداف شخصی تان با عنوان پروژه های شخصی تضمین می شوند.)

دوم اینکه، این پروژه ها را بازبینی کنید و آنها را به ترتیب اهمیت (برای مثال بر اساس کد گذاری آنها از الف تا ج) و بنا به اهمیت شان اولویت بندی کنید. (بوضوح اهداف شخصی شما پروژه های بسیار مهمی هستند!)

سوم اینکه، پروژه هایتان را در برنامه ی عملی خود جای دهید(با بکارگیری از روشی که در زیر توضیح می دهیم).

برنامه ی عملی به سه بخش زیر تقسیم می شوند: …

لطفا ادامه مقاله را در بخش دوم آن پیگیری نمایید.

با آرزوی موفقیت

۱۳۹۳/۰۲/۱۰

ترجمه شده توسط مدیریت سایت

منبع : http://www.simineh.com

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *