اشتباهات مدیریتی یکی از خطرهایی است که در کمین هر مدیری نشسته است. یکی از موثرترین روش های ارتقای سطح بازدهی و خلاقیت شما، شناسایی و اصلاح اشتباهات مدیریتی است. هنگامی که زمانی را صرف اصلاح این خطا ها میکنید تفاوت زیادی را در میزان بازدهی خود ایجاد خواهید کرد و در نتیجه شاد تر بوده و استرس کمتری را تجربه میکنید.
در بخش قبلی این مقاله ( قسمت اول ) به ۴ مورد از این خطاها اشاره شد و اینک ادامه مطالب :
خطای پنجم – ایجاد وقفه و تعلل
وقفه ها زمانی اتفاق میافتند که وظایفی را که باید روی آن ها تمرکز کنید، به تاخیر اندازید. زمانی که وقفه ای ایجاد می کنید احساس تقصیر می کنید که وقفه ها شروع نشوند و ترس انجام ندادن کار به سراغتان میآید، در نهایت، هر چیزی شما را به خود مشغول کرده و در انجام به موقع وظیفه ی خود با شکست مواجه می شوید. با یک آزمون وقفه شروع کنید تا بفهمید که آیا وقفه ها مشکلی در زندگی شما ایجاد میکنند یا نه. اگر ایجاد میکنند، استراتژی هایی را که برای غلبه بر آن ها وجود دارند یاد بگیرید.
بعنوان مثال، یک استراتژی مناسب به شما میگوید که باید تنها ۱۰ دقیقه کار کردن روی طرح خود را آغاز کنید، اغلب افرادی که ایجاد وقفه میکنند احساس میکنند که باید وظیفه ای را از ابتدا تا انتها تکمیل کنند و این انتظار بیش از حد موجب احساس نگرانی و دستپاچگی در آن ها می شود. در عوض، صرفاً مقدار کمی از وقت خود را صرف تمرکز بر روی شروع کار می کنند، فقط همین!
همچنین متوجه می شوید که استفاده از طرحهای عملکردی مناسب خواهد بود این طرحها به شما کمک میکنند پروژه های بزرگ خود را به مراحل اجرایی قابل مدیریت تقسیم کنید و به سادگی فعالیت مورد نیاز خود را به انجام رسانید و از این رو میتوانید مقدار قابل توجهی از فعالیت های خود را به موقع به اتمام رسانید. انجام این کار باعث میشود در ابتدای انجام یک پروژهی جدید احساس دستپاچگی نکنید.
خطای ششم – مشغول کردن بیش از حد خود
آیا شما فردی هستید که در گفتن «نه» به دیگران دچار مشکل هستید؟ اگر اینطور است، احتمالاً طرح ها و مسئولیت های معوقه ی بسیاری در برنامهی خود دارید. این می تواند منجر به عملکرد ضعیف و ایجاد استرس در شما شود و کمتر اخلاقی است.
شما میتوانید یک مدیر کوچک باشید: کسی که بر کنترل یا انجام همه ی کارهای دیگران اصرار دارد، زیرا آن ها نمی توانند به کسی دیگری اعتماد داشته باشند تا کارشان را به درستی انجام دهد (این میتواند برای هر فردی اشتباهات مدیریتی به شمار رود، نه صرفاً برای مدیران). بنابراین مشغول کردن بیش از حد خود می تواند استفاده ی ضعیف از زمان باشد و دیگران شما را به عنوان فردی عجله ای با کارهای درهم و برهم خواهند شناخت.
برای جلوگیری از این کار، هنر دقیق و ماهرانه ی گفتن «بله» به دیگران و «نه» به مسئولیت ها و کار ها را یاد بگیرید. این مهارت به شما کمک می کند از خود حمایت کنید، در حالی که هنوز احساسات و جایگاه خوب خود درون گروه را حفظ کردهاید. اگر افراد دیگر به دلیل گفتن «بله» به درخواست هایی که از شما داشته اند به شما متکی شدهاند، به آن ها یاد دهید چطور روی پای خود بایستند و مستقل باشند و تحت هر شرایطی آرام و خونسرد بمانند.
خطای هفتم – پیشرفت کردن با مشغول بودن
برخی از افراد با مشغول کردن خود دچار عجله میشوند. فرجههای ملاقاتی محدود، ایمیلهای بیپایان، انبوه پروژههایی که روی میز هستند و نیازمند توجه و تمرکز میباشند، سرعت نامعقول ملاقاتها، همهمه ای که باعث استرس و بالا رفتن فشار خون میشود. مشکل اینجاست که عادت به مشغول کردن خود به ندرت به معنای کارآمد بودن شماست و میتواند به مرور زمان موجب ایجاد استرس در شما شود. در عوض، سعی کنید آرام تر کار کنید و یاد بگیرد بهتر زمان خود را مدیریت نمایید.
خطای هشتم – چند وظیفهای بودن
لیندا زمانی که در اوج اضافه باری خود قرار داشت، به طور منظم ایمیل هایی مینوشت، در حالی که که با موکلان / مشتریان خود تلفنی صحبت میکرد. با این که او فکر می کرد این روش، روش استفاده ی درست از وقت خود است. حقیقت این است که میتوانید ۲۰ تا ۴۰ درصد زمان بیشتری را برای تمام کردن لیست کار هایی که باید انجام دهید صرف کنید، زمانی که چند وظیفه ای باشید، در مقایسه با تکمیل همین لیست کاری اما به ترتیب. (انجام کارها یکی پس از دیگری نه به صورت همزمان). نتیجه این که او هر دو کار خود را به طور ضعیف انجام داد ـ ایمیلهای او پر از غلط بود و مشتریانش به دلیل عدم تمرکز او روی موضوع، نا امید شده بودند.
بنابراین بهترین کار، فراموش کردن چند وظیفهای بودن است در عوض صرفاً روی یک کار در زمانی مشخص تمرکز کنید تا کاری با کیفیت بالاتر انجام دهید.
خطای نهم – استراحت نکردن
این جالب است که فکر میکنید میتوانید به مدت ۸ تا ۱۰ ساعت یکسره کار کنید، بویژه زمانی که روی مساله ای حساس یا فرجه ای مهم کار میکنید اما در واقع غیر ممکن است که فردی بدون دادن استراحت به مغز خود و گرفتن انرژی بتواند روی موضوعی تمرکز کند و کاری با کیفیت بالا انجام دهد. پس هرگز زمان های استراحت را با هدر دادن یا اتلاف زمان اشتباه نگیرید. استراحت ها به شما زمان بیکاری ارزشمندی میدهند و شما را قادر به تفکر خلاقانه و کار موثر میسازند.
اگر برایتان سخت است که کار خود را متوقف کنید، زمان های استراحت را در برنامه ی خود جای دهید و یا برای یاد آوری هشداری را برای آن تنظیم نمایید. کمی قدم بزنید، یک فنجان قهوه بنوشید، و یا پشت میز خود نشسته و فکر کنید. سعی کنید هر یک یا ۲ ساعت کار، ۵ دقیقه استراحت داشته باشید. مطمئن شوید که زمان کافی برای غذا خوردن را به خود دادهاید ـ هرگز نمیتوانید کاری با کیفیت بالا انجام دهید اگر گرسنه باشید!
خطای دهم برنامهریزی ناموثر و وظایف – آخرین اشتباهات مدیریتی
آیا فردی سحرخیز هستید؟ و یا متوجه شدهاید که با غروب آفتاب انرژی شما نیز تخلیه میشود؟ همه ما ریتم های مختلفی داریم، یعنی ساعات مختلفی از روز هستند که بیشترین سطح انرژی و بازدهی را در خود احساس میکنیم.
می توانید به بهترین شکل از وقت خود استفاده کنید زمانی که کارهای با ارزش خود را در طول ساعات اوج خود و کارهای کم ارزش با انرژی کمتر را در ساعات بیکاری خود انجام دهید.