اشتباهات مدیریتی

 ۱۰ اشتباه رایج در مدیریت زمان     10-خطای-رایج

از تله‌های رایج اجتناب کنید.

چنانچه می‌خواهید کارایی بالایی داشته باشید، از این اشتباهات اجتناب نمایید.

چطور به خوبی زمان خود را مدیریت می‌کنید؟ اگر شبیه اکثر افراد باشید، پاسخ شما نمی‌تواند کاملاً مثبت باشد!

شاید احساس اضافه‌باری می‌کنید و اغلب باید تا دیروقت کار کنید تا به ضرب‌الاجل‌های خود جامه‌ی عمل بپوشانید و یا شاید فکر می‌کنید که روزهای شما یکی پس از دیگری وارد بحران جدیدی می‌شوند، این می‌تواند نگران‌کننده بوده و موجب تضعیف روحیه شود.

بسیاری از ما می‌دانیم که می‌توانیم زمان خود را به صورت موثرتری مدیریت کنیم در حالیکه به سختی می‌توان خطاهایی را که روزانه به وجود می‌آوریم شناسایی کرده و آنها را اصلاح کنیم.

هنگامیکه زمان خود را به درستی مدیریت می‌کنیم، به صورت استثنایی در کار خود موفق هستیم و میزان استرس و نگرانی ما کاهش می‌یابد، وقت خود را صرف طرح‌های جالب و پربازدهی می‌کنیم که می‌توانند تفاوت‌های قابل توجهی در حرفه‌ی ما به شمار روند. این گونه است که در  مجموع خوشحال‌تر هستیم.

در این مقاله، به ۱۰ مورد از رایج‌ترین خطاها در مدیریت زمان و همچنین شناسایی استراتژیها و راهنمایی‌هایی که برای غلبه بر آنها به کار برده می‌شوند نگاهی خواهیم داشت.

این ۱۰ خطا عبارتند از:

خطای ۱) عدم موفقیت در داشتن لیست کارها:

آیا تا به حال احساس آزاردهنده‌ای را که ناشی از فراموش کردن بخش مهمی از کار شما بوده تجربه کرده‌اید؟ در این صورت، احتمالاً از لیست کار و ثبت کارهای مهم استفاده نکرده اید.

روش استفاده از لیست کارها به طور موثری متکی برنوع اولویت‌بندی وظایف در لیست شما رادارد. بسیاری از افراد از سیستم‌ کدگذاری A-D استفاده می‌کنند (Aبرای مورادی با اولویت بالا و Dبرای اولویت‌های پایین).

در عوض، شما می‌توانید به سادگی  به جای لیست Aتا Dاز اعداد استفاده نمایید. ( اولویت بندی کارها در لیست روزمره در نرم افزارمدیرت زمان سیمیا رعایت شده است )

چنانچه پروژه‌ها و طرح‌های بزرگی در لیست کاری خود دارید، علی‌رغم دقتی که دارید، موارد موجود در لیست می‌توانند مبهم و بی‌فایده باشند.

به عنوان مثال، می‌توانید روی لیست کاری خود بنویسید « شروع طرح‌های اولیه‌ی بودجه»،  اما این طرح‌ها شامل چه مواردی هستند؟

نبود آیتم‌های شخصی در اینجا می‌تواند موجب ایجاد وقفه و تعلل و یا از بین رفتن مراحل اصلی کار شود، بنابراین مطمئن شوید که وظایف عمده‌ی خود را به قسمت‌های مشخص و مراحل اجرایی تقسیم کرده‌اید و نیازی به بازنگری موارد مهم ندارید.

همچنین می‌توانید از برنامه‌های فعالیت‌ها برای مدیریت کار خود استفاده کنید، زمانیکه طرح‌ها و پروژه‌های بزرگ شما باید به صورت همزمان انجام شوند.

خطای ۲) تنظیم نکردن اهداف شخصی:

آیا می‌دانید که دوست دارید به مدت ۶ ماه کجا باشید؟

در مورد ۶ ماه ، سال بعد و یا ۱۰ سال بعد چطور؟ اگر نه، وقت آن است که برخی اهداف شخصی خود را تنظیم کنید.

تنظیم اهداف شخصی برای مدیریت درست زمان ضروری است، زیرا اهداف، مقصود و بینشی نسبت به کارتان در اختیار شما قرار می‌دهند. زمانیکه می‌دانید کجا می‌خواهید بروید، می‌توانید اولویت‌های خود، زمان و منابع مختلف برای رسیدن به آنجا را مدیریت کنید.

اهداف همچنین به شما کمک می‌کنند در مورد سپری کردن زمان خود روی موارد با ارزش و نوع حواس‌پرتی‌ها تصمیم بگیرید.

یاد بگیرد چطور اهداف موثر را تنظیم نمایید و به تنظیم اهداف به صورت ویژه نگاهی بیندازید.

در اینجا یاد می‌گیرید چطور اهداف تعریف شده را به طور مشخص تنظیم کنید، اهدافی که منجر به تشویق و ترغیب شما خواهند شد.

خطای ۳) اولویت‌بندی نکردن:

دستیار شما در وضعیتی بحرانی قرار گرفته و نیازمند آن است که شما هم‌اکنون به مساله‌ی او رسیدگی کنید، در حالیکه شما درگیر ایده‌های آشفته‌ی جدیدی شده‌اید. مطمئن هستید که تقریباً با ایده‌ای روشن و مشخص از عهده‌ی این رقابت بازاری برمی‌آیید. در حالیکه با خطر از دست دادن رشته‌ی فکری و تمرکز خود به دلیل پیدایش این مورد ضروری مواجه هستید.

گاهی اوقات به سختی می‌توان دریافت چطور اولویت‌بندی کرد، بویژه زمانیکه با وظایف و مسئولیت‌های ظاهراً ضروری مواجه شوید. بنابراین، لازم است یاد بگیرید چطور وظایف و امور خود را به طور موثر اولویت‌بندی نمایید، اگر خواهان مدیریت بهتر زمان خود هستید.

یکی از ابزارهایی که به شما در اولویت‌بندی موثر کارهایتان کمک خواهد کرد. ماتریس (چارچوب)/ اهمیت/ ضرورت است. این ماتریس به شما کمک می‌کند تفاوت میان فعالیت‌های ضروری و مهم را بفهمید. همچنین یاد می‌گیرید چطور به تمرکز بر موارد ضروری دست یابید.

ماتریس اولویت کارها، ابزار مناسب دیگری است که به شما کمک خواهد کرد تعیین نمایید چه کارهایی پربازده با اولویت بالا و چه کارهایی کم‌ارزش و فرعی هستند. چنانچه به این تفاوتها دست یابید، بهتر زمان خود را در طول روز مدیریت می‌کنید. ( در طراحی دفتر برنامه ریزی و نرم افزار سیمیا ۲ جدول ماتریس زمان رعایت شده است )

خطای ۴) عدم موفقیت در مدیریت حواس‌پرتی‌ها‌  (مواردی که موجب حواس‌پرتی ما می‌شوند):

آیا می‌دانید که برخی از ما می‌توانیم بیش از ۲ ساعت وقت روزانه‌ی خود را به دلیل حواس‌پرتی‌ها از دست بدهیم؟

فکر می‌کنید چه کاری می‌توانید انجام دهید تا این زمان برگردد!

حواس‌پرتی‌هایی که ناشی از ایمیل‌ها، چت، پیامک‌ها، مزاحمت همکاران و تماس‌های تلفنی مشتریان هستند، موجب می‌شوند جریان تمرکز یا فکری خود را حین کار از دست بدهیم که به نظر می‌رسد کاری بی‌نتیجه خواهد بود.

زمانیکه ۱۰۰ درصد مشغول انجام کاری هستیم. اگر می‌خواهید کنترل روز خود را به دست بگیرید و کارتان را به بهترین صورت انجام دهید، باید یاد بگیرید چطور حواس‌پرتی‌ها را به حداقل برسانید و به طور موثر وقفه‌های زمانی خود را مدیریت کنید.

به عنوان مثال، زمانیکه نیازمند تمرکز روی کارتان هستید زنگ پیامک‌های خود را خاموش کنید و اگر افرادی هستند که اغلب مزاحم شما هستند، اجازه دهید متوجه مزاحمتشان شوند.

همچنین باید یاد بگیرید چطور سطح تمرکز خود را افزایش دهید حتی زمانیکه با حواس‌پرتی‌ها روبرو می‌شوید.

ادامه موضوع را در قسمت بعدی این مقاله دنبال کنید.

شاد و موفق باشید.

ترجمه شده توسط مدیریت سایت سیمینه

منبع: www.simineh.com

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *