چهار اصل مهم در واگذاری کار به دیگران

واگذاری کار به دیگران یکی از مشخصه های یک مدیر موفق است. شما هیچگاه به تنهایی نخواهید توانست همه کار ها را به تنهایی به انجام برسانید و همیشه این مساله به وجود خواهد آمد که باید کارها را به شخض دیگری واگذار کنید. واگذاری کار به دیگران ، در نهایت برای شما وقت کافی برای کارهایی که وظیفه اصلی شما است و حتما باید برای آن زمان بگذارید، خالی می کند.

چهار اصل بسیار مهم در واگذاری کارها به دیگران

ما با تفویض اختیار موثر میتوانیم زمان خود را مدیریت کرده و به کارهای مهم تر که در اولویت هستند بپردازیم.

۱-اهمیت تفویض اختیار ( واگذاری کار به دیگران )

استفاده بهینه از زمان یک مهارت است که باید در آن تسلط بیابید. یکی از راه های مناسب برای این که در زمان کمتر کارهای بیشتری را به پایان برسانیم این است که تفویض اختیار را جدی بگیریم. با اهمیت دادن به این مسئله می توانیم نسبت به افراد دیگر پیشرفت بهتری داشته باشیم. یادمان باشد زمان فرصتی است که برای همه ی افراد برابر است و کسی می تواند از دیگران سبقت بگیرد که در کم ترین زمان بیشترین بهره را ببرد. برای این کار باید بدانیم چه کارهایی را به دیگران واگذار کنیم.

۲- مراحل تفویض اختیار در واگذاری کار به دیگران

اولین قدم این است که کارهای خود را اولویت بندی کنید. در واقع واگذاری کارها برای آن انجام می گیرد که زمان خود را به کارهایی اختصاص دهیم که تاثیر بیشتری در تجارت و موفقیت ما دارند و کارهایی که از اولویت کمتری برخوردارند یا حتی در تخصص ما نیستند را به دیگران واگذار نماییم. وقتی تصمیم گرفتیم کاری را به دیگری بسپاریم باید توجه داشته باشیم که فرد مورد نظر از عهده ی انجام کاربر خواهد آمد و توانایی لازم را برخوردار است. باید بدانیم اگر کار مورد نظر در حد توانایی او نیست پس از این که کار به اتمام رسید حتما با نواقصی همراه می شود که نه تنها در زمان صرفه جویی نشده بلکه ممکن است باعث اتلاف وقت شود و مجبور باشید کار را خودتان از ابتدا به عهده بگیرید و این می تواند یک آشفتگی در شما ایجاد کند.

شما در تفویض اختیار باید از افرادی که مهارت و دانش مطلوب را دارند بهره ببرید.

شما باید کاری را که مد نظر دارید به طور دقیق و با جزئیات برای فردی که در نظر گرفته اید شرح دهید و اهمیت کار را روشن سازید، زیرا اگر فرد مقابل به اهمیت و دلایل توجه شما به آن پی ببرد نسبت به انجام صحیح و به موقع کار حساسیت بیشتری نشان می دهد. همچنین برای او مشخص بسازید که نتیجه ی کار چه خواهد بود زیرا این امر باعث ایجاد علاقه و همچنین انگیزه برای رسیدن به نتیجه مطلوب در او خواهد شد. همچنین با صحبت و تعامل پیرامون اختیارات واگذار شده می توانید نظرات یکدیگر را بررسی کرده و اختلافات را حل نمایید تا به تفاهم و هدف مشترک برسید.

۳- تهیه پیش نویس

شما در هنگام تفویض اختیار انتظاراتی از فرد مقابل دارید که می توانید آن ها  را روی کاغذ بیاورید و به امضای دو طرف برسانید زیرا این امر هم حس تعهد را در فرد مقابل ایجاد می کند و هم او به ارزش کاری که واگذار شده پی خواهد برد. همچنین باعث می شود تمام انتظارات و توقعات شما در نظر گرفته شود و چیزی از قلم نیفتد. شما در تهیه پیش نویس باید به منابعی که در اختیار طرف مقابل قرار می دهید نیز به توافق برسید.

۴- اختصاص وقت و هزینه

شما برای تفویض اختیار موثر ممکن است فرد دلخواه خود را در زمان کوتاه و در اطرافیان خود پیدا نکنید، در این زمان لازم است برای پیدا کردن شخص مورد نظر که مهارت کافی داشته باشد وقت بگذارید و از فرد متخصص بهره بگیرید. باید به دنبال آن باشید تا بتوانید به او اعتماد کنید. گاهی اختصاص وقت خود برای پیدا کردن فرد مناسب بسیار در زمان شما برای انجام آن کار توسط خودتان صرفه جویی می کند.

در ضمن گاهی در سپردن کارها به دیگران، شما هزینه ای را نیز متحمل می شوید که ممکن است با پرداخت این هزینه، زمان خود را به کاری اختصاص دهید که منافع مادی خیلی بیشتری برایتان داشته باشد. با در نظر داشتن تمام موارد فوق می توانیم برای تفویض اختیارات خود تصمیم گیری درستی داشته باشیم.