حواس پرتی

حداقل‌سازی حواس‌پرتی    حواس-پرتی

و مدیریت محیط‌کاری خود:

ایمیل‌ها یکی از چندین مواردی هستند که موجب حواس‌پرتی‌ شده و می‌توانند بر میزان خلاقیت و کارایی شما تاثیر گذارند.

چندبار هنگام کار حواس شما پرت می‌شود؟ این سوالی است که تقریباً خنده‌دار به نظر می‌رسد، اینطور نیست؟

اکثر ما، در روز چندین بار حواسمان پرت می‌شود، حتی ممکن است به دفعات کمی در هر روز برسد. هر روز ایمیل‌ها و تلفن‌های ضروری دریافت می کنیم، کار خود را ترک کرده و برای استراحت در اینترنت جستجو می‌کنیم.

همکارانمان برای مکالمه‌ای سریع و کوتاه به اتاق ما می‌آیند و یا پیامک‌های سرگرم‌کننده‌ای برای ما فرستاده می‌شود.

مهم نیست که کجا کار می‌کنید و چه کاری انجام می‌دهید، احتمالاً در هر روز با مواردی که موجب حواس‌پرتی شما می‌شوند روبرو می شوید. این حواس‌پرتی‌ها پرهزینه‌ هستند.

مطالعه‌ای که در سال ۲۰۰۷ توسط بانکس انجام گرفت، برآورد کرد که هزینه‌ی حواس‌پرتی‌ها در تجارت‌های امریکا سالانه ۵۸۸ میلیارد دلار می‌باشد که این هزینۀ بالا احتمالاً در سازمانهای اطراف جهان تکرار می‌شود.

مرتبط با پیچیدگی‌ کاری که انجام می‌دهیم، بازیابی تمرکز بر روی کار پس از یک حواس‌پرتی ظرف چند دقیقه انجام می‌شود.

اگر در روز تنها ۱۰ بار حواس ما پرت شود، زمان از دست رفته در ۱۰ ضرب شده و به سادگی می‌توان مشاهده کرد چرا گاهی اوقات کارمان با کیفیت بالا انجام نمی‌شود.

یاد بگیرید چطور حواس‌پرتی‌های اطرافتان را به حداقل برسانید و این امر می‌تواند به طور چشمگیری میزان کارایی و عملکرد شما را افزایش دهد، همانطور که از سطح استرس و نگرانی‌های شما خواهد کاست.

بدون حواس‌پرتی‌ها، شما می‌توانید به جریان کاری خود ادامه دهید، کارهایی با کیفیت بالا داشته باشید و به موفقیت‌های بسیار بیشتری در طول روز دست یابید.

در این مقاله، در مورد رایج‌ترین حواس‌پرتی‌هایی که هنگام کاربا آنها مواجه می‌شویم بحث خواهیم کرد و به استراتژی‌های کاهش یا حذف آنها نگاهی خواهیم داشت.

ایمیل:

با وجود آنکه ایمیل‌ها به طور باورنکردنی مفید هستند، می‌توانند یکی از بزرگترین موارد حواس‌پرستی باشند که هنگام کار با آنها مواجه می‌شویم. بسیاری از ما می‌توانیم تمامی طول روز را به سادگی صرف خواندن و پاسخ دادن به ایمیل‌ها کنیم.

ـ زمانی را برای ایمیل‌ها برنامه‌ریزی کنید.

این حواس‌پرستی را با برنامه‌ریزی زمانی خاص برای بررسی و پاسخگویی به ایمیل‌ها به حداقل برسانید. بعنوان مثال، شما می‌توانید به محض ورود به محل کار موقع ناهار و یا قبل از ترک کردن محل کار ایمیل‌های خود را چک کنید و روزانه زمانی نیم ساعته را برای پاسخ‌گویی به ایمیل‌ها اختصاص دهید.

ـ ایمیل‌های خود را در زمانهایی با سطح کارایی پایین بررسی و پاسخ دهید.

به خاطر داشته باشید که زمانهای مشخصی در یک روز وجود دارند که می‌توانید کار خود را به بهترین نحو انجام دهید.

برخی افراد عملکرد بالایی هنگام صبح دارند و برخی دیگر چنین عملکردی را هنگام شب دارند. برنامه‌ریزی کنید تا ایمیل‌های خود را در مواقعی با سطح کارایی پایین چک کرده و ساعات اوج خود را صرف کارهای ارزشمند و خلاقانه‌تر نمایید.

ـ ایمیل‌های خود را به فعالیت‌ها تبدیل کنید.

اگر یک ایمیل بیش از چند دقیقه وقت شما را می‌گیرد بعنوان فعالیتی دیدن آن را در برنامه فعالیت‌ها یا لیست کاری خود قرار دهید.

ـ برنامه‌ی ایمیل خود را بسته نگه دارید.

زمانیکه از برنامه ی ایمیل خود استفاده نمی‌کنید، آن را کاملاً ببندید و یا حداقل پیام‌های هشدار دیداری و شنیداری را که موجب حواس‌پرستی شما می‌شوند خاموش کنید. این کار از ایجاد وسوسه برای چک کردن دائم ایمیل‌ها می‌کاهد. اکثر برنامه‌های ایمیل به شما اجازه خواهند داد تا به صورت دستی با فشار دادن دکمه‌ی ارسال/ دریافت، ایمیل‌جدیدی را دریافت یا ارسال نمایید و یا به صورت اتوماتیک ایمیل‌های جدیدی را در زمان‌های مشخصی از یک روز داشته باشید.

به هم ریختگی

یک میز یا دفتر کار به هم ریخته می‌تواند موجب حواس‌پرستی‌های مکرر شود. زمانیکه فضای کاری یا زندگی کاری شما به هم ریخته باشد، به درستی نمی‌توان فکر کرد و به درستی طراحی و برنامه‌ریزی کرد.

پیامک‌های فوری

پیامک‌ها می توانند مفید باشند در حالیکه اکثر اوقات روشی برای وقفه انداختن در کار شما توسط همکارانتان به شما می‌روند که به جای آمدن به محل کار شما برایتان پیامک ارسال می‌کنند.

چنانچه از این پیامک‌ها استفاده می‌کنید سعی کنید از آنها برای سوالات کوتاه و سریع استفاده نمایید. اغلب بهتر است برای کارها و سوالات پیچیده‌تر از ایمیل‌ها و یا تلفن استفاده کنید.

همچنین اگر با این پیامک‌ها دچار حواس‌پرتی می‌شوید زمان مشخصی از روز را برای آنلاین بودن در نظر بگیرید. زمانیکه نمی‌خواهید با شما تماس گرفته شود، از این حالت خارج شده و تلفن خود را در وضعیت مشغول قرار دهید. در صورتی که افراد ملزم به تماس با شما بودند، مطمئن باشید که آنها ساعت‌های شما برای دریافت پیامک‌ها را می‌دانند.

تماس‌های تلفنی

صدای زنگ تلفن برای برخی افراد تقریباً شبیه صدای زنگ پاولف بوده و فکر می‌کنیم که بلافاصله باید تلفن را پاسخ دهیم حتی اگر روی کاری مهم متمرکز باشیم.

حواس‌پرتی‌های ایجاد شده توسط تماس‌های تلفنی را با خاموش کردن تلفن در طول ساعات اوج کار به حداقل برسانید.

به تیم کاری خود اجازه دهید بدانند که شما در زمانهای مشخصی از شبانه‌روز خواهان پاسخگویی به تماس‌های غیرضروری نمی‌باشید. در عوض به آنها این فرصت را بدهید تا از پیامک‌ها برای برقراری ارتباط با همکارانشان استفاده کنند، زمانیکه آنها فرصت پاسخگویی به تلفن را دارند.

اگر همکاران غرق در تمرکز باشند، می‌توان از آنها خواست بدون گم کردن رشته ی کاری خود ۱۰ دقیقه با شما صحبت کنند. ادامه دارد…

موفق و وقت شناس باشید

ترجمه شده توسط مدیریت سایت سیمینه

منبع: www.simineh.com

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *