حواس پرتی های کوچک در کارهای مهم و در محل کار و زندگی می توانند منجر به شکست های بزرگی شوند و آسیب های جبران ناپذیری وارد آورند. برای جلوگیری از حواس پرتی به تمرکز نیاز است. در این مقاله، با راهکارهای عدم تمرکز و در مورد رایج‌ترین حواس پرتی هایی که هنگام کار با آن ها مواجه می‌شویم بحث خواهیم کرد و به استراتژی‌های کاهش یا حذف آن ها نگاهی خواهیم داشت.
مدیریت محیط کاری خود و جلوگیری از حواس پرتی
ایمیل ها یکی از چندین مواردی هستند که موجب حواس پرتی شده و می‌توانند بر میزان خلاقیت و کارایی شما تاثیر گذارند.
چندبار هنگام کار حواس شما پرت می‌شود؟ این سوالی است که تقریباً خنده‌دار به نظر می‌رسد، اینطور نیست؟
اکثر ما، در روز چندین بار حواسمان پرت می‌شود، حتی ممکن است به دفعات کمی در هر روز برسد. هر روز ایمیل‌ها و تلفن‌های ضروری دریافت می کنیم، کار خود را ترک کرده و برای استراحت در اینترنت جستجو می‌کنیم. همکارانمان برای مکالمه‌ای سریع و کوتاه به اتاق ما می‌آیند و یا پیامک‌های سرگرم‌کننده‌ای برای ما فرستاده می‌شود. مهم نیست که کجا کار می‌کنید و چه کاری انجام می‌دهید، احتمالاً در هر روز با مواردی که موجب حواس پرتی شما می‌شوند روبرو می شوید. این حواس پرتی ها پر هزینه هستند.
مطالعه‌ای که در سال ۲۰۰۷ توسط بانکس انجام گرفت، برآورد کرد که هزینه‌ی حواس پرتی ها در تجارت‌های امریکا سالانه ۵۸۸ میلیارد دلار می‌باشد که این هزینۀ بالا احتمالاً در سازمان های اطراف جهان تکرار می‌شود. مرتبط با پیچیدگی کاری که انجام می‌دهیم، بازیابی تمرکز بر روی کار پس از یک حواس پرتی ظرف چند دقیقه انجام می‌شود.
ایمیل
با وجود آن که ایمیل‌ها به طور باور نکردنی مفید هستند، می توانند یکی از بزرگترین موارد حواس پرتی باشند که هنگام کار با آن ها مواجه می‌شویم. بسیاری از ما می‌توانیم تمامی طول روز را به سادگی صرف خواندن و پاسخ دادن به ایمیل‌ها کنیم.
ـ زمانی را برای ایمیل‌ها برنامه‌ریزی کنید.
این حواس‌پرستی را با برنامه‌ریزی زمانی خاص برای بررسی و پاسخگویی به ایمیل‌ها به حداقل برسانید. بعنوان مثال، شما می‌توانید به محض ورود به محل کار موقع ناهار و یا قبل از ترک کردن محل کار ایمیل‌های خود را چک کنید و روزانه زمانی نیم ساعته را برای پاسخگویی به ایمیل‌ها اختصاص دهید.
ـ ایمیل‌های خود را در زمان هایی با سطح کارایی پایین بررسی و پاسخ دهید.
به خاطر داشته باشید که زمان های مشخصی در یک روز وجود دارند که می‌توانید کار خود را به بهترین نحو انجام دهید.
برخی افراد عملکرد بالایی هنگام صبح دارند و برخی دیگر چنین عملکردی را هنگام شب دارند. برنامه‌ریزی کنید تا ایمیل های خود را در مواقعی با سطح کارایی پایین چک کرده و ساعات اوج خود را صرف کارهای ارزشمند و خلاقانه تر نمایید.
ـ ایمیل‌های خود را به فعالیت‌ها تبدیل کنید.
اگر یک ایمیل بیش از چند دقیقه وقت شما را می‌گیرد بعنوان فعالیتی دیدن آن را در برنامه فعالیت ها یا لیست کاری خود قرار دهید.
ـ برنامه‌ی ایمیل خود را بسته نگه دارید.
زمانی که از برنامه ی ایمیل خود استفاده نمی‌کنید، آن را کاملاً ببندید و یا حداقل پیام‌های هشدار دیداری و شنیداری را که موجب حواس پرتی شما می‌شوند خاموش کنید. این کار از ایجاد وسوسه برای چک کردن دائم ایمیل‌ها می‌کاهد. اکثر برنامه‌های ایمیل به شما اجازه خواهند داد تا به صورت دستی با فشار دادن دکمه‌ی ارسال/ دریافت، ایمیل‌جدیدی را دریافت یا ارسال نمایید و یا به صورت اتوماتیک ایمیل‌های جدیدی را در زمان‌های مشخصی از یک روز داشته باشید.
به هم ریختگی
یک میز یا دفتر کار به هم ریخته می‌تواند موجب حواس پرتی های مکرر شود. زمانی که فضای کاری یا زندگی کاری شما به هم ریخته باشد، به درستی نمی‌توان فکر کرد و به درستی طراحی و برنامه‌ریزی کرد.
پیامک‌های فوری
پیامک‌ها می توانند مفید باشند در حالیکه اکثر اوقات روشی برای وقفه انداختن در کار شما توسط همکارانتان به شما می روند که به جای آمدن به محل کار شما برایتان پیامک ارسال می‌کنند. چنانچه از این پیامک ها استفاده می‌کنید سعی کنید از آن ها برای سوالات کوتاه و سریع استفاده نمایید. اغلب بهتر است برای کارها و سوالات پیچیده تر از ایمیل ها و یا تلفن استفاده کنید.
همچنین اگر با این پیامک‌ها دچار حواس پرتی می‌شوید زمان مشخصی از روز را برای آنلاین بودن در نظر بگیرید. زمانی که نمی‌خواهید با شما تماس گرفته شود، از این حالت خارج شده و تلفن خود را در وضعیت مشغول قرار دهید. در صورتی که افراد ملزم به تماس با شما بودند، مطمئن باشید که آن ها ساعت های شما برای دریافت پیامک ها را می‌دانند.
تماس‌های تلفنی
صدای زنگ تلفن برای برخی افراد تقریباً شبیه صدای زنگ پاولف بوده و فکر می‌کنیم که بلافاصله باید تلفن را پاسخ دهیم حتی اگر روی کاری مهم متمرکز باشیم. حواس پرتی های ایجاد شده توسط تماس های تلفنی را با خاموش کردن تلفن در طول ساعات اوج کار به حداقل برسانید.
به تیم کاری خود اجازه دهید بدانند که شما در زمان های مشخصی از شبانه روز خواهان پاسخگویی به تماس های غیرضروری نمی‌باشید. در عوض به آن ها این فرصت را بدهید تا از پیامک‌ها برای برقراری ارتباط با همکارانشان استفاده کنند، زمانی که آن ها فرصت پاسخگویی به تلفن را دارند.
اگر همکاران غرق در تمرکز باشند، می‌توان از آن ها خواست بدون گم کردن رشته ی کاری خود ۱۰ دقیقه با شما صحبت کنند. ادامه دارد…
