مدیریت اسناد به امکان ذخیره سازی صحیح و پیگیری مدارک و اسناد با روش های مخصوص که استفاده از آن ها را در سریع ترین زمان ممکن می سازد، می گویند. این روش ها در مدیریت زمان تاثیر زیادی در پی دارند.
مدیریت اسناد و مدارک
آیا تا به حال فرد مراجع یا رئیستان را پشت تلفنی منتظر نگه داشته اید در حالی که در توده ای از اوراق روی میزتان بدنبال سندی مهم بوده اید؟
اگر اینگونه بوده است، ممکن است رئیستان و مراجع شما نظر خوبی در موردتان نداشته باشند، زیرا در یک رویارویی (مواجهه) کلیدی، شما آن ها را مایوس کرده اید و اگر شغل شما کمک به مردم است، چقدر از زمان دیگران را تلف کرده اید اگر نتوانسته اید اسناد یا اوراقی را که نیاز دارید پیدا کنید؟
شما این را مدیون خود هستید تا بطور موثر و کارآمدی فایل ها را بایگانی کنید، اگرچه این کار خسته کننده بنظر رسد. تصور کنید چقدر این می توانست تاثیرگذارتر باشد، اگر شما لبخند می زدید و به یک سیستم بایگانی کاملاً سازماندهی شده دسترسی داشتید و فوراً سند را یافته و پاسخ می دادید.
مدیریت زمان در مدیریت اسناد
حتی در زمان ایمیل و اینترنت، ما همچنان با اوراق، اسناد و فایل های بسیاری سر و کار داریم. اطلاعات بسیاری وجود دارد که از هر سو سرازیر می شود که ما باید آن ها را پرداخت کنیم و معمولا برای بازیابی مجدد ذخیره کنیم. ما می خواهیم قادر باشیم تا دستانمان را روی اطلاعات مورد نیازمان نشانه رویم، در زمان درست موقعی که به آن نیاز داریم. بنابراین، این امر می تواند برای آنالیز بیشتر یا گزارش نویسی یا شاید ایجاد یک ارائه مورد استفاده قرار گیرد.
اغلب مواقع، ما وقتمان را (و وقت دیگران را) در جستجوی اطلاعاتی که جایی روی میز کارمان یا قفسه بایگانی دفتر است تلف می کنیم. این استرس ما را زیاد می کند و کار قرار دادن اطلاعات برای استفاده (کاربردی کردن اطلاعات) را سخت تر از آنچه که باید باشد می کند. بنابراین ما باید سازماندهی تر شده و کارآمدتر در مورد مدیریت فایل هایمان باشیم البته اگر می خواهیم کارمان به موقع انجام شود.
مدیریت اطلاعات از روی کفایت و تدبیر
زمانی که یک سند را از همکارتان، فروشنده یا مشتری می گیرید، وسوسه برانگیز است که آن را روی توده ای از ورق ها روی میز برای مدتی رها کنیم.
«… بنظر جالب می رسد اما من نگاهی دقیق تر به این موضوع بعداً خواهم داشت، زمانی که فرصت بیشتری داشته باشم.» بنظر آشنا می آید؟ پس از مدتی، بسیاری از این اسناد روی هم جمع می شوند و باعث درهم ریختگی بسیاری می شوند.
به شدت غیر تحمل است که شما زمانی بدست آورید و برگردید و همه آن اطلاعات را سازماندهی کنید بخصوص در نظر بگیرید که شما معمولاً تحت فشار موضوعات دیگر هستید. شما می توانید ساعت ها از زمان با ارزش تان را در جستجوی اسنادی که روی هم قرار داده اید صرف کنید زیرا فراموش کردن اینکه آن را کجا گذاشته اید آسان است یا حتی فراموش کردن اینکه سندی در مکان اولیه داشته اید. بنابراین چطور می توانید کارتان را ساده کنید؟ می توانید با مدیریت اسناد بهتر باشید.
آرشیو مستندات و بایگانی اسناد
بایگانی کردن موثر شامل این موارد می شود: ذخیره اطلاعات در پوشه ها با طبقه بندی و به ترتیب. در این جا نکاتی برای کمک به مدیریت اسناد بایگانی هایتان وجود دارد:
از ذخیره کردن اطلاعات غیرضروری اجتناب کنید.
ذخیره کردن هر چیزی را عادت خود نکنید چرا که راهش را به سمت شما پیدا می کند. چند ثانیه وقت صرف کنید تا نگاهی به مطالب بیاندازید و فقط فایلی را ذخیره کنید که مربوط به فعالیت کاریتان می شود. داشتن اسناد غیر ضروری زیاد، به هم ریختگی را بیشتر می کند و یافتن چیزها را در آینده سخت تر می کند. در مورد آنچه که می خواهید نگهدارید،انتخاب کننده باشید.
از یک روش ثابت برای نامگذاری فایلها و پوشه هایتان پیروی کنید.
بعنوان مثال پوشه اصلی را به زیر پوشه ها برای مشتریان، فروشنده ها و همکاران تقسیم کنید. اسامی کوتاه شده را برای مشخص کردن اینکه پوشه به چه کسی یا چه چیزی متعلق است، ارائه کنید.
شما می توانید حتی ظاهر متفاوتی را ایجاد کنید یا به دسته های مختلف پوشه ها متفاوت نگاه کنید. این می تواند کار را برای درک مجزا بودن آن ها در نگاه اول آسان کند.
اسناد مربوطه را با هم نگهدارید، از هر نوعی که هستند.
بعنوان مثال گزارشات، نامه ها، نکته های ارائه ها، صفحات گسترده و نمودارهای مربوط به پروژه خاص را در یک پوشه نگهدارید. نه اینکه از یک پوشه برای ارائه های همه پروژه ها، پوشه دیگر برای صفحات گسترده همه پروژه ها و … استفاده کنید. این راه برای پیدا کردن اسناد یک پروژه خاص بسیار سریع تر است.
جدا کردن کار در حال انجام از کار تکمیل شده
برخی افراد ترجیح می دهند تا کار فعلی یا در حال انجام را روی میز نگهدارند تا کار کامل شود، سپس زمانی که انجام شد، آن را به مکان مناسبی که فایل های طبقه مشابه ذخیره می شوند، انتقال دهند. در فواصل زمانی دوره ای (مثلا هفتگی یا هر دو هفته ) کارهای انجام شده را به پوشه هایی که کارهای تمام شده تان را نگه می دارید، منتقل کنید.
لطفا با ادامه مقاله در بخش دوم با ما همراه باشید.
