مدیریت اسناد(بخش دوم)

نکاتی برای کمک به مدیریت کردن بایگانی هایتان(ادامه):  Document Management

برای مراجعه به بخش اول مقاله کلیک کنید.

  • از بیش بایگانی کردن پوشه ها اجتناب کنید.

اگر تعداد زیادی فایل در یک پوشه دارید یا زیرپوشه های زیادی در یک پوشه اصلی دارید آنها را به گروه های کوچکتر تقسیم کنید( زیرپوشه ها یا زیر–زیر پوشه ها). به عنوان مثال شما  می توانید یک پوشه را با نام «برنامه تجاری» به زیر پوشه هایی با نام های Bp1392–Bp1391و Bp1393 تقسیم  بندی کنید. همچنین می توانید یک پوشه را برای مشتری با نام
تاجر دلتا به زیر پوشه های ارائه های فروش تاجر دلتا و قراردادهای تاجر دلتا تقسیم بندی کنید. ایده این است که هر فایل را در پوشه منطقی یا زیرپوشه آن قرار دهید نه اینکه یک لیست عظیمی از فایلها را داشته باشید.

نکات کمی در مورد ایجاد یک پوشه برای کمتر از پنج سند وجود دارد:

۱٫     ایجاد کپی های دیجیتال اسناد مکتوب با اسکنر:

اگر شما فضای کافی برای ذخیره اسناد مکتوب ندارید یا می خواهید اسناد را بدون تخریب کامل آنها، آرشیو  کنید این روش مفید است (این روش برای همه انواع اسناد مناسب نیست، بعنوان مثال برای قراردادها یا اسناد قانونی با امضاهای اصلی مناسب نیست، بنابراین بهترین تصمیم گیری تان را در اینجا انجام دهید.)

۲٫     الویت بندی فایل هایتان برای عملکرد:

این روشها را برای دلخواه کردن مدیریت فایل هایتان اتخاذ کنید. این می تواند به اولویت بندی کارتان که منجر به کارآمدی بهتر می شود کمک کند.

۳٫     سازماندهی اسناد توسط تاریخها:

تاریخ را روی سند بنویسید. این به شما در سازماندهی اسنادتان به ترتیب زمانی بدون اجبار برای باز کردن پوشه و خواندن کل سند کمک می کند.

۴٫     استفاده از فایلهای یادداشتی:

فایلهای یادداشتی که با عنوان روش «۴۳ پوشه » شناخته می شوند یک سیستم منحصر بفرد است که توسط بسیاری از مردم برای سازماندهی فایلها استفاده می شود. ایجاد ۱۲ پوشه ( هر  کدام برای هر ماه سال ) و ۳۱ زیرپوشه اضافی ( برای هر روز ماه ).

هر پوشه را با اسنادی که نیاز دارید تا با آن در آن روز مشخص کار کنید، پر کنید. در آغاز هر روز، پوشه همان روز را باز کنید. همه آیتمها را از این پوشه خارج کرده و آنها را به پوشه  امروز یا میزتان منتقل کنید. سپس پوشه خالی را به بخش مربوطه برای ماه بعد انتقال دهید. اگر نتوانستید برخی  از این کار را در پایان روز کامل کنید، آنها به پوشه برای روز مناسب منتقل کنید.

این سیستم مدیریت فایل به شما در پیدا کردن هر آنچه نیاز دارید کمک می کند و به صورت یک دفتر یادداشت روزانه دو برابر می شود.

نکته :

هر سیستمی که مفید و موثر باشد، برای شما نیز راحت است. تا حدی این مربوط به ماهیت کار تجاری شما یا کاری که انجام می دهید است، بنابراین اگرچه راه کار اندازه ای که متناسب همه باشد برای مدیریت فایل وجود ندارد، اما احتمالا از استفاده از برخی از این نکات مدیریتی و دلخواه کردن آنها به روشی که بهترین خدمت را به نیازهای شما می کند بهره می برید.

نکات کلیدی:

آیا زمان زیادی را بخاطر درهم ریختگی روی میزتان برای فایلهایی که نیاز دارید از دست می دهید؟ و زمانی که تحت فشار هستید می توانید  اطلاعات را به سرعت و به راحتی پیدا کنید؟

صرف زمان با  ارزش در جستجو برای اسناد می تواند لذت از هر نوع کاری که انجامش می دهید را از بین ببرد و به فشار و استرس شما بیافزاید.

عادات ساده مدیریت خوب فایل (بایگانی) می تواند به شدت زندگی کاریتان را ساده کند.

کاربرد این مطلب برای زندگی شما

ما می دانیم اینکار خسته  کننده است اما شما هم می دانید که به انجام آن نیازدارید.

یک ساعت را در برنامه روزانه تان در هفته آینده باز کنید و سیستم بایگانی تان را تنظیم کنید.

با آرزوی موفقیت ۱۳۹۳/۰۲/۲۸

ترجمه شده توسط مدیریت سایت

منبع:www.simineh.com

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *