۵ گام بلند برای برنامه ریزی موثر

برنامه ریزی موثر دارای اصول و قواعد خاصی است. برنامه ریزی خود به تنهایی برای رسیدن به اهداف کافی نیست بلکه یک برنامه ریزی عالی باید دارای تاثیر گذاری کافی باشد. در این مقاله با برنامه ریزی و ۵ گام برای رسیدن به یک برنامه ریزی موثر آنا می شوید.

برنامه ریزی پروسه ای است که در آن شما به زمان قابل دسترس برای خودتان توجه می کنید و برای این مورد برنامه ریزی می کنید که چگونه شما از آن برای رسیدن به اهداف شناسایی شده خودتان استفاده خواهید کرد. با استفاده از این برنامه به طور خاص، شما می توانید:

1. درک کنید که شما چگونه می توانید به طور واقعی به اهداف در طی این زمان دست یابید.
2. برای بهترین استفاده از زمان موجود برنامه ریزی کنید.
3. زمان کافی را برای کارهایی که شما مطلقا باید انجام دهید، تنظیم کنید.
4. پیوستگی زمان را برای انجام موارد دور از انتظار حفظ کنید.
5. استرس را از طریق اجتناب از تعهد بیش از حد به خودتان و دیگران به حداقل برسانید.
6. چگونه از این ابزار استفاده می کنید:

ابزارهای برنامه ریزی بسیار خوبی از جمله تقویم های روزانه، دفتر برنامه ریزی، تقویم ها ، سازمان دهنده ها بر اساس کاغذ و نرم افزار ادغامی وجود دارند. ابزارهای برنامه ریزی بهترین مورد برای شما هستند که به موقعیت شما، ساختار فعلی کار شما و نظر و بودجه شما وابسته می باشند. موارد کلیدی قادر خواهند بود تا داده ها را به راحتی وارد کرده و قادر می باشند تا یک حدود یا حوزه مناسب زمانی را در سطح صحیح جزئیات بررسی کنند.

مراحل برنامه ریزی موثر

برنامه ریزی به بهترین نحو بر اساس یک بنیان منظم، برای مثال در آغاز هر هفته یا ماه می باشد. با انجام مراحل زیر شما می توانید برای برنامه ریزی آماده شوید:

گام اول با شناسایی زمانی که شما می خواهید برای کار خود آماده شوید، فعالیت را آغاز کنید. این مورد به طرح شغل شما و اهداف شخصی شما در زندگی بستگی دارد.

گام دوم سپس اقداماتی که شما مطلقاً بایستی برای انجام یک کار خوب انجام دهید را معین کنید. این موارد اغلب چیزهایی می باشند که شما آن ها را ارزیابی کرده اید.

برای مثال اگر شما افراد را مدیریت می کنید، سپس شما باید زمان را برای برخورد با مقوله های مطرح شده، رهبری و نظارت، قابل دسترس کنید. به طور مشابه شما باید فرصتی را فراهم آورید تا با رئیس خودتان و افراد مهم اطراف خود ارتباط برقرار کنید.

در حالی که افراد ممکن است به شما امکان دهند تا با نادیده گرفتن آن ها در کوتاه مدت از آن ها دور شوید، تلاش های مدیریت بهتر زمانی شما، احتمالا از حوزه اصلی خارج خواهد شد، اگر شما زمان را برای افرادی صرف نکنید که در زندگی شما مهم می باشند.

گام سوم لیست to-do (لیست های انجام کار یا همان دفتر برنامه ریزی) خودتان را بررسی کرده و در مورد فعالیت های اضطراری با اولویت بالا و همچنین وظایف الزامی نگهداری برنامه ریزی کنید، که نمی توان نادیده گرفت و یا نمی توان از آن ها اجتناب کرد.

گام چهارم سپس زمان را در یک وضعیت پیوسته و  مناسب محدود کنید. شما یاد خواهید گرفت که چه میزان از این زمان را برای تجربه نیاز دارید. به طور عادی هر چه شغل یا کار شما غیر قابل پیش بینی تر باشد زمان پیوسته و منسجم تری نیاز دارید. ماهیت یا واقعیت کار بسیاری از افراد ، وقفه (مداخله) پیوسته است: بررسی ها نشان می دهند که برخی از مدیران از شش دقیقه کار بدون وقفه در یک زمان به طور متوسط استفاده اندکی می کنند.

به طور مشخص شما نمی توانید بگویید که چه زمانی وقفه ها یا مداخله ها اتفاق خواهند افتاد. بنابراین با باقی گذاشتن فضای کافی در برنامه، شما به خودتان انعطاف پذیری را برای چیدمان مجدد برنامه خود برای واکنش موثر با مقوله های ایجاد شده خواهید داد.

گام پنجم آنچه که شما هم اکنون باقی گذاشته اید «زمان تشخیصی شما» است. زمان قابل دسترس برای تحویل اولویت های شما و رسیدن به اهداف شما. لیست to-do اولویت بندی شده خودتان را بررسی کرده و همچنین اهداف مشخصی را بررسی کرده و زمان مورد نیاز را برای رسیدن به این اقدامات ارزیابی کرده و این موارد را برنامه ریزی کنید.

با زمانی که شما به گام ۵ می رسید شما درمی یابید که شما دارای زمان مشخص اندکی می باشید. اگر این مورد وجود داشته باشد، سپس فرضیه های مورد استفاده در چهار مرحله اول را بازبینی کنید. پرسش ها در این مورد می باشند که آیا چیزها مطلقاً الزامی می باشند یا خیر؟ آیا آن ها می توانند نادیده گرفته شوند یا به عنوان نماینده انتخاب شدند؟ آیا آن ها می توانند در یک روش مختصر انجام شوند یا خیر؟

به خاطر داشته باشید که یکی از مهمترین روشهای افراد برای رسیدن به موفقیت، از طریق به حداکثر رساندن « زمان» است که تنها می توانند به آن ها دست یابند. آن ها میزان کاری را که می توانند از طریق محول کردن کار به دیگران مدیریت کنند را افزایش داده و پول خارج از منابع را برای کارهای کلیدی هزینه کرده یا از تکنولوژی برای اتوماتیک کردن کار خودشان تا حد امکان استفاده کنند.

همچنین از این روش به عنوان یک فرصت برای بازبینی لیست to-do و اهداف شخصی استفاده کنید. آیا اهدافی را مشخص کرده اید که صرفا با زمان قابل دسترس شما، قابل دسترس نمی باشند؟ آیا شما به وظایف اضافی بسیاری توجه کرده اید؟ آیا شما با چیزهایی به عنوان مهمترین موارد واقعی برخورد کرده اید؟

اگر زمان تشخیصی شما هنوز محدود شده می باشند، شما به مذاکره و ارزیابی مجدد حجم کاری خودتان نیاز دارید. با یک تفکر خوب از طریق برنامه به صورت شاهد یا مدرک شما این مورد را «آسان درک می کنید (دریافت می کنید).»

نکات کلیدی

برنامه ریزی پروسه ای است که در آن شما استفاده از زمان را برنامه ریزی می کنید. با برنامه ریزی به صورت موثر شما می توانید استرس را کاهش داده و کارآمدی یا راندمان را به حداکثر برسانید.

قبل از آنکه شما بتوانید به طور موثر برنامه ریزی کنید شما به یک سیستم برنامه ریزی موثر نیاز دارید. این مورد می تواند یک برنامه ریزی روزانه، تقویمی یا سازمان دهنده بر مبنای کاغذ یا یک بسته نرم افزاری همچون نرم افزار مدیریت زمان باشد. بهترین راه حل به طور کامل به شرایط شما بستگی دارد.

برنامه ریزی یک پروسه پنج مرحله ای است:

1. زمانی را که برای شما قابل دسترس می باشد را شناسایی کنید.
2. وظایف ضروری و الزامی را که شما بایستی برای موفق شدن در کارتان انجام دهید را مشخص کنید.
3. در مورد وظایف مهم و اضطراری با اولویت بالا و فعالیت های مهم «خانه داری» برنامه ریزی کنید.
4. زمان پیوسته و مناسب را برای کنترل و انجام مداخله های غیر قابل پیش بینی محدود کنید.
5. در زمانی که باقی می ماند فعالیت هایی را برنامه ریزی کنید که اولویت ها و اهداف شخصی شما را مورد بررسی قرار می دهد.

اگر شما دارای زمان مشخص اندکی می باشید، زمان را برای زمان رسیدن به این پنج مرحله باقی گذارید، سپس فرضیه هایی را که شما در مراحل ۱ تا ۴ اتخاذ کرده اید، را بازبینی کنید.