مدیریت ایمیل ها(بخش دوم)

بخش دوم    Email- Management

سازماندهی ایمیل

آیا می توانید صندوق دریافتی بدون هیچ ایمیلی تصور کنید؟ این تصور به حدی خوب است که نمی تواند واقعیت داشته باشد.

اگرچه برای بسیاری از ما یک صندوق دریافت کاملا خالی غیر واقعی بنظر می رسد، اگر صندوق دریافت اصلیمان را خالی نگه داریم ما را سازمان یافته تر می کند و استرس را کاهش می دهد.

اول یک سیستم ساده برای پر کردن ایجاد کنید که در مدیریت ایمیل ها به شما کمک کند.

شما می توانید از دسته های برد با عناوین “بخشهای عملی”، “انتظار”، “مرجع” و “آرشیو” استفاده کنید. اگر می توانید با پوشه هایتان پیش بروید خصوصاً پوشه های “عمل” و “انتظار” ، می توانید از آنها بعنوان لیست انجام کار روزانه استفاده کنید.

اگر چهار دسته برای نیاز شما بیش از حد ساده بنظر می رسند می توانید سیستمی جزیی تر ایجاد کنید. بعنوان مثال می توانید برای هر پروژه ای که در دست دارید پوشه ای ایجاد کنید یا یک مجموعه پوشه برای هر یک از مشتریان یا فروشندگان داشته باشید.

مزیتی که ایجاد پوشه های مخصوص برای پردازش ایمیل دارد این است که جستجوی ایمیل های گذشته آسان تر می شود: به جای جستجوی تمام سیستم ایمیلتان به سادگی می توانید پوشه ای مخصوص را جستجو کنید.

بیشتر برنامه های ایمیل مانند اوت لوک و جی میل، به شما اجازه می دهد که “قوانینی” را اجرا کنید که بلافاصله پس از دریافت، ایمیل را داخل یک پوشه ی مخصوص دسته بندی کند.

بعنوان مثال، ممکن است روزانه چندین ایمیل دریافت کنید که شما را از فروش شرکت آگاه سازد. هدف شما از دریافت این ایمیل ها آگاهی از اتفاقات است، اما مایل نیستید که آنها در صندوق دریافتتان جمع شوند.

در چنین موقعیتی می توانید قانونی برای برنامه ایمیلتان وضع کنید که ایمیل ها با “تذکر فروش” را بلافاصله پس از دریافت مستقیما به پوشه “فروش” منتقل کند. این بدین معناست که نیازی به بایگانی دستی این ایمیل ها نیست و می تو انید همه ایمیل های فروش را در یک پوشه نگهداری کنید.

ایمیل غیر ضروری

اگر به طور مرتب ایمیل هایی مانند خبرنامه ها، وبلاگها و سر مقاله ها را دریافت می کنید، می توانید مسیر آنها را به آدرس ایمیل دیگری تغییر دهید یا از قوانین استفاده کنید تا سریعاً به پوشه ی مخصوصی تحویل داده شوند .

اینکار به شما کمک می کند که صندوق دریافت اولیه را پاک نگه دارید و این ایمیل ها در یک مکان نگهداری خواهند شد تا در زمانی مناسب آنها را بخوانید.

نکته:

اگر ایمیل هایی موثر بنویسید قادر خواهید بود تفاوت بسیاری را برای همکاران، رئیس و مشتریان خود ایجاد کنید. اینکار نه تنها استرس و نا امیدی آنها را کاهش خواهد داد بلکه ایمیل های مختصر و مربوط می توانند زمان بسیاری را ذخیره کنند.

عادات خوب تیمی

یکی از بهترین کارهایی که می توانید انجام دهید تا تعداد ایمیل هایی که رسیدگی می کنید محدود شوند این است که دیگران را تشویق کنید ایمیل کمتری به شما ارسال کنند.

بعنوان مثال، اگر اعضای خاصی از تیم ایمیل هایی طولانی برای شما ارسال می کنند، به آنها تذکر دهید. به آرامی به آنها بگویید که بدلیل کمبود وقت متشکر می شوید اگر ایمیل ها بیشتر از یک یا دو پاراگراف نباشند. هر کاری بیشتر از آن به تماس تلفنی نیاز دارد. آنها برای صحبت می توانند به نوبت به دفتر شما بیایند.

همچنین استراتژی های ایمیل و ارتباطات سودمند را در سازمانتان ارتقا دهید. افراد را تشویق کنید که از استراتژی های پر رنگ شده در این مقاله و مقاله های نوشتن ایمیل موثر و کاربرد پیام های فوری استفاده کنند.

نکات کلیدی

بیشتر ما از ایمیل ها وحشت داریم. اگرچه ایمیل ابزار خوبی در ارتباطات است، افراد اغلب در استفاده از ان افراط می کنند. اگر آن را بطور موثر مدیریت کنید می توانید بازده خود را به طور چشمگیری افزایش دهید.

برای کنترل صندوق دریافت خود پردازش و بررسی ایمیل ها را تنها در زمان های خاصی از روز انجام دهید. اگر در خصوص پاسخ با تاخیر نگران هستید به دیگران اطلاع دهید که ایمیلتان را دائما بررسی نمی کنید.

همچنین سعی کنید تا حد ممکن صندوق دریافتتان پاک باشد. میل ها را با استفاده از پوشه هایی مانند “عمل”، “انتظار” و “آرشیو” سازماندهی کنید و زمانی که ایملتان را بررسی می کنید از قانون دو دقیقه استفاده کنید. و به سرعت هر ایمیلی که خواندن و پاسخ دادنش کمتر از دو دقیقه زمان می برد را بررسی کنید.

همچنین با هدف کاهش ایمیل های ورودی می توانید از افراد درخواست کنید که ایمیل کمتری به شما ارسال کنند و استراتژی های ایمیل و ارتباطات موثر را در سازمان خود ترویج دهید.

شاد و  موفق باشید.

ترجمه شده توسط مدیریت سایت سیمینه

منبع: www.simineh.com

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *