مدیریت ایمیل چیست و چگونه انجام می شود – بخش اول

مدیریت ایمیل یک استراتژی برای خواندن و نوشتن و پاسخ دادن به ایمیل های کار و شخصی افراد است که در ایران به دلیل کمبود استفاده از ایمیل زیاد جا نیافتاده است. در ادامه راهکارها و سیوه های موثر مدیریت ایمیل را می خوانید.

استراتژی های کنترل صندوق دریافت در مدیریت ایمیل

ایمیل را به شیوه ای موثر و مولدتر مدیریت کنید. امروز دوشنبه صبح است. درحالی که احسان پشت میز کارش می نشیند همیشه احساس  نگرانی را تجربه می کند. او ترسی از روزی که در پیش دارد ندارد، از صندوق دریافت ایمیلش وحشت دارد. احسان مسئول روابط عمومی شرکت بزرگی است و روزانه حداقل ۵۰ ایمیل دریافت می کند. خواندن و پاسخ دادن به تمام این ایمیل ها بسیار زمان بر است و بیشتر کارهایش به این وظیفه ی روزانه وابسته است. در نتیجه او از پروژه هایش عقب مانده و برای جبران تا دیروقت کار می کند.

اگر از ایمیل به درستی استفاده کنیم، ابزار ارتباطی بسیار مفیدی است. اما مانند احسان بسیاری از ما هنوز از حجم زیادی از ایمیل هایی که دریافت می کنیم و باید به آن ها پاسخ دهیم وحشت داریم. اگرچه روش هایی برای مدیریت ایمیل وجود دارند که بازده شما را افزایش می دهند. در این مقاله درباره استراتژی های این کار تحقیق خواهیم کرد، بنابراین شما خیلی زود قادر خواهید بود که کار را ادامه دهید.

یادداشت

به خاطر داشته باشید که این استراتژی ها برای همه کارساز نیست. بنابراین زمانی که درباره روش مدیریت ایمیل فکر می کنید باید از قدرت تشخیص خودتان استفاده کنید.

بررسی ایمیل

روشی موثر بررسی مداوم ایمیل در طول روز است که می تواند صندوق دریافت شما را در سطوح کنترل پذیر حفظ کند. اگرچه وقفه دائمی و حواس پرتی که ناشی از چند وظیفه ای بودن این روش است و وقتی روی پروژه ه ای پرارزش کار می کنید می تواند کارایی شما را کاهش دهد و تواناییتان را برای ورود به حالتی جاری از بین ببرد. یک استراتژی این است که ایمیل تان را تنها در زمان های مشخص شده بررسی کنید. بعنوان مثال ایمیل تان را تنها در صبح، پیش از نهار و یادر پایان روز بررسی کنید.

اینکار به شما کمک می کند که تنها در زمان هایی خاص نرم افزار ایمیل را در حالت “دریافت” پیام ها قرار دهید. بنابراین پیام های در راه حواستان را پرت نمی کنند. اگر نمی توانید چنین کنید حداقل هشدارهای صوتی و تصویری را خاموش کنید.

اگر پس از چند ساعت کار متمرکز یا زمان هایی که انرژی و خلاقیت تان به حداقل می رسد ایمیل هایتان را بررسی کرده و پاسخ دهید می توانید در زمان صرفه جویی کنید. (این بدین معناست که می توانید در زمان های دیگر کارهای با ارزش تری انجام دهید.) بنابراین برنامه زمانی مناسبی را طراحی کنید. اگر نگران هستید که همکاران، رئیس، یا مشتریان شما از اینکه بسرعت به ایمیلشان پاسخ ندادید دلخور یا گیج شوند برایشان توضیح دهید که تنها در زمان های خاصی ایمیل ها را بررسی می کنید و آن ها در مواقع ضروری می توانند با شما تماس بگیرند یا پیام فوری بفرستند.

یادداشت

واضح است که در برخی پست ها مجبورید ایمیل را مرتباً بررسی کنید خصوصاً اگر ایمیل ابزار ارتباطی اصلی در کسب و کارتان باشد. همراه با تمام این استراتژی ها و بنا به موقعیتتان از قدرت تشخیص خود بهره بگیرید.

خواندن ایمیل

اگر در هنگام خواندن ایمیل ها هوشمندانه عمل نکنید چندین ساعت از وقتتان را هدر می دهید.

اول هنگام خواندن ایمیل از “قانون دو دقیقه” (مفهومی که توسط دیوید الن، نویسنده ی انجام کارها مطرح شد) استفاده کنید. اگر خواندن و پاسخ به ایمیل کمتر از دو دقیقه زمان می برد پس همان زمان اینکار را انجام دهید حتی اگر اولویت بالایی نداشته باشد. ایده نهفته این است که اگر این کار کمتر از دو دقیقه زمان می برد خواندن و ذخیره ی آن در “کارهای بعدی” زمان بیشتری می برد. ایمیل هایی که خواندن یا پاسخ دادنشان به بیش از دو دقیقه نیاز خواهند داشت، روی تقویم زمان بندی کنید یا به لیست انجام  کار اضافه کنید، تا در فرصتی دیگر انجام دهید. بیشتر برنامه های ایمیل اجازه می دهند که پیام هایی که باید پاسخ دهید را پررنگ، پرچم دار، یا ستاره دار کنید. بنابراین در صورت لزوم از این ویژگی های سودمند استفاده کنید.

نکته

بسیاری از ما تذکرات داخلی را نیز دریافت می کنیم. این ایمیل های “جهت اطلاع شما” از طرف شرکت حقوقی یا اعضای تیم هستند که می خواهند ما را “در چرخه” حفظ کنند. اگر نام خود را به جای فیلد “to” در فیلد “CC” می بینید احتمالا یک ایمیل جهت اطلاع شما است. آن را در پوشه ی “باید خوانده شود” قرار دهید و هر زمان فرصت داشتید به آن رسیدگی کنید (لطفا ادامه مقاله را دنبال کنید).