وقفه همان زمان های کوچکی است که با ایجاد آن در حین کار، هدر رفت وقت را به دنبال دارد. در بخش قبلی این مقاله اشاره شد که وقفه های زمانی روزانه در کار می تواند مانع کلیدی مدیریت موثر زمان باشد که نهایتاً منجر به ایجاد سدی در راه موفقیت های شما خواهد شد و سپس به راه حل های شناسایی و مدیریت این وقفه ها پرداخته و با دو مورد از راه حل ها آشنا شدید. حال در ادامه به بررسی سایر موارد می پردازیم.
۳ـ تلفن خود را در محل کار برای خود نگه دارید (نه بر علیه خود)
یک برنامه‌ریزی ناچیز می تواند روش طولانی ای برای کنترل وقفه های ایجاد شده توسط مکالمات تلفنی هنگام کار باشد، چیزی که اکثر افراد در طول روز با آن سر و کار دارند.
اگر در موقعیتی حساس قرار دارید و یا نیازمند تمرکز شدید بر روی کاری هستید از صندوق صوتی برای تلفن‌های خود استفاده کنید و یا از یک دستیار کمک بگیرید تا در پاسخ دادن به تلفن ها به شما کمک کند. در این روش می توانید به تلفن‌ها براساس اولویت آن ها پاسخ دهید، هر زمانی که فرصت آن را داشتید. در واقع این زمان می‌تواند در برنامه‌ی شما مورد طراحی قرار گرفته و بخشی از روز کاری شما گردد.
۴ـ کمی نفس بگیرید
زمانی که وقفه ای ایجاد می‌شود، به راحتی می توانید در ازدحام افرادی که برای شما ایجاد وقفه کرده‌اند قرار گرفته و کمی استراحت کنید. بدون شک آن افراد احساس می‌کنند این کار آن ها کاملاً ضروری است. در واقع اکثر وقفه‌های زمانی در اصل بحرانی و حساس نبوده و هر فردی می تواند به بهترین شکل از این وقفه ها قبل از انجام هر کاری استفاده نماید.
چند دقیقه موقعیت خود را در نظر بگیرید. کمی نفس بگیرید و اجازه‌ی استراحت به ذهن خود بدهید. یک وقفه ی کوتاه حتی به مدت چند دقیقه روش عمده ای برای ارزیابی درست موقعیت ها و عکس العمل های مناسب به شمار می‌رود.
۵ـ یاد بگیرید «نه» بگویید.
گفتن «نه» به تقاضایی که از شما شده در مواقعی که مشغول هستید و فرد دیگری می‌تواند آن را انجام دهد قابل قبول می‌باشد، البته اگر آن تقاضا وظیفه ی مهمی نبوده و یا بعداً می‌تواند انجام گیرد. در این موارد به صورت مودبانه و صمیمی نه بگویید و توضیح کاملاً کوتاهی در مورد آن بیان کنید. مثلاً بگویید : الان دارم در مورد موضوع حساسی روی یک پروژه مهم کار می‌کنم، متاسفانه نمی‌توانم کار را ترک کرده و به شما کمک کنم.
۶ـ زمان دسترس پذیری و عدم دسترسی
با روشی ساده و موثر اجازه دهید افراد بدانند چه موقع در دسترس هستید و یا برعکس. مطمئن باشید که اگر افراد بفهمند که در مواقع غیر قابل دسترس به سراغ شما بیایند، مزاحم شما شده‌اند برای شما ایجاد وقفه نمی‌کنند.
شما و همکارانتان می‌توانید از نشانه‌ای که حاکی از دسترس‌پذیری یا عدم دسترسی به شما در محل کار می‌باشد استفاده کنید، مثلاً با نصب تابلویی روی در اتاق کار خود و یا با بستن در اتاق خود. این کار از وقفه‌های زمانی شما کم کرده و می‌تواند از ایجاد احساسات مضر جلوگیری کند.
راهنمایی:
در اینجا مراقب باشید، اگر شما یک مدیر هستید بخش مهم کار شما دسترسی دیگران به شماست تا با مسائل ضروری آن ها سر و کار داشته باشید و تیم خود را برای داشتن کارایی موثر و ممکن رهبری و سرپرستی کنید.
اگر موانع شدید و بسیاری را در اطراف خود ایجاد کنید، قادر به انجام کارها نخواهید بود. با همه این اوصاف از زمان عدم دسترسی به خود استفاده کنید نه سوء استفاده و مطمئن باشید افراد می‌دانند که اگر مساله یا بحرانی جدی بوجود آید می‌توانند به سراغ شما آیند.
۷ـ زمانی «صرفاً برای دعوت»
در برنامه روزانه خود زمانی را برای صحبت کردن با افرادی که اغلب با آن ها گفتگو می‌کنید قرار دهید. از آن ها بخواهید لیستی از مسائلی را که لازم است در مورد آن ها بحث و گفتگو کنید تهیه نمایند تا شما بتوانید در این زمان همه‌ی آن ها را تحت پوشش قرار دهید. خود را نیز ملزم کنید که چنین لیستی را تهیه کنید.
سیاست «درباز» روش خوبی است، اما باید توجه داشته باشید، تعداد افرادی را که به محل کار خود دعوت می‌کنید محدود نمایید. بعنوان مثال اگر ملاقاتی را برنامه‌ریزی می‌کنید سعی کنید تقاضای ملاقات از همکار خود در دفتر او یا اتاق کنفرانس داشته باشید. در این روش می توانید پس از انجام هدف و خواسته تان از خود عذر خواهی کنید. همچنین این بسیار راحت تر است که از جای خود برخیزید و دفتر خود را ترک کنید تا اینکه از افراد بخواهید اتاق شما را ترک کنند، در حالی که هنوز نشسته‌اند.
۸ـ وقفه های زمانی غیر قابل کنترل
وقفه هایی وجود دارند که بدون در نظر گفتن میزان تلاشی که دارید نمی توانید آن ها را کنترل نمایید. اکثر افراد از این که زمان مناسب تری را برنامه ریزی کنند خوشحال می‌شوند، اما زمانی که نتوانند چنین برنامه ریزی ای داشته باشند، بلافاصله پارامتر هایی را با گفتن جملاتی نظیر : فقط ۵ دقیقه وقت دارم در مورد آن صحبت کنم به وجود آورده و به آن ها عمل می کنند.
هرگز از کسی که در کار شما وقفه می‌اندازد نخواهید کنارتان بنشیند و یا با او وارد صحبت کوتاه نشوید. او را تشویق کنید تا به سراغ مساله اصلی رود و اگر راه حلی مناسب پیدا نکردید قبل از تمام شدن وقت معین، زمانی را برای صحبت کردن در مورد آن تعیین کرده و بر اساس آن عمل کنید.
