چگونه تمرکز حواس داشته باشیم

در بخش قبلی این مقاله اشاره شد که وقفه‌های زمانی روزانه در کار می‌تواند مانع کلیدی مدیریت موثر زمان باشد که نهایتاً منجر به ایجاد سدی در سد راه موفقیت‌های شما خواهد شد و سپس به راه حلهای شناسایی و مدیریت این وقفه ها پرداخته و با دو مورد  از راه حلها آشنا شدید.  مدیریت-وقفه

و اینک ادامه  مطالب…

۳ـ تلفن خود را در محل کار برای خود نگه دارید (نه بر علیه خود)

یک برنامه‌ریزی ناچیز می‌تواند روش طولانی‌ای برای کنترل وقفه‌های ایجاد شده توسط مکالمات تلفنی هنگام کار باشد، چیزی که اکثر افراد در طول روز با آن سرو کار دارند.

اگر در موقعیتی حساس قرار دارید و یا نیازمند تمرکز شدید بر روی کاری هستید از صندوق صوتی برای تلفن‌های خود استفاده کنید و یا از یک دستیار کمک بگیرید تا در پاسخ دادن به تلفن‌ها به شما کمک کند.

در این روش می‌توانید به تلفن‌ها براساس اولویت آنها پاسخ دهید، هر زمانی که فرصت آن را داشتید. در واقع این زمان می‌تواند در برنامه‌ی شما مورد طراحی قرار گرفته و بخشی از روزکاری شما گردد.

۴ـ کمی نفس بگیرید

زمانیکه وقفه‌ای ایجاد می‌شود، به راحتی می‌توانید در ازدحام افرادی که برای شما ایجاد وقفه کرده‌اند قرار گرفته و کمی استراحت کنید. بدون شک آن افراد احساس می‌کنند این کار آنها کاملاً ضروری است.

در واقع ‌اکثر وقفه‌های زمانی در اصل بحرانی و حساس نبوده و هر فردی می‌تواند به بهترین شکل از این وقفه‌ها قبل از انجام هر کاری استفاده نماید.

چند دقیقه موقعیت خود را در نظر بگیرید. کمی نفس بگیرید و اجازه‌ی استراحت به ذهن خود بدهید. یک وقفه‌ی کوتاه حتی به مدت چند دقیقه روش عمده‌ای برای ارزیابی درست موقعیت‌ها و عکس‌العمل‌های مناسب به شمار می‌رود.

۵ـ یاد بگیرید «نه» بگویید.

گفتن «نه» به تقاضایی که از شما شده در مواقعی که مشغول هستید و فرد دیگری می‌تواند آن را انجام دهد قابل قبول می‌باشد، البته اگر آن تقاضا وظیفه‌ی مهمی نبوده و یا بعداً می‌تواند انجام گیرد.

در این موارد به صورت مودبانه و صمیمی نه بگویید و توضیح کاملاً کوتاهی در مورد آن بیان کنید. مثلاً بگویید: الان دارم در مورد موضوع حساسی روی یک پروژه‌ مهم کار می‌کنم، متاسفام نمی‌توانم کار را ترک کرده و به شما کمک کنم.

۶ـ زمان دسترس‌پذیری و عدم دسترسی:

با روشی ساده و موثر اجازه دهید افراد بدانند چه موقع در دسترس هستید و یا برعکس. مطمئن باشید که اگر افراد بفهمند که در مواقع غیر قابل دسترس به سراغ شما بیایند، مزاحم شما شده‌اند برای شما ایجاد وقفه نمی‌کنند.

شما و همکارانتان می‌توانید از نشانه‌ای که حاکی از دسترس‌پذیری یا عدم دسترسی به شما در محل کار می‌باشد استفاده کنید، مثلاً با نصب تابلویی روی در اتاق کار خود و یا با بستن در اتاق خود. این کار از وقفه‌های زمانی شما کم کرده و می‌تواند از ایجاد احساسات مضر جلوگیری کند.

راهنمایی:

در اینجا مراقب باشید، اگر شما یک مدیر هستید بخش مهم کار شما دسترسی دیگران به شماست تا با مسائل ضروری آنها سرو کار داشته باشید و تیم خود را برای داشتن کارایی موثر و ممکن رهبری و سرپرستی کنید.

اگر موانع شدید و بسیاری را در اطراف خود ایجاد کنید، قادر به انجام کارها نخواهید بود. با همه‌ این اوصاف از زمان عدم دسترسی به خود استفاده کنید نه سوءاستفاده و مطمئن باشید افراد می‌دانند که اگر مساله یا بحرانی جدی بوجود آید می‌توانند به سراغ شما آیند.

۷ـ زمانی «صرفاً برای دعوت»

در برنامه‌ روزانه‌ خود زمانی را برای صحبت کردن با افرادی که اغلب با آنها گفتگو می‌کنید قرار دهید. از آنها بخواهید لیستی از مسائلی را که لازم است در مورد آنها بحث و گفتگو کنید تهیه نمایند تا شما بتوانید در این زمان همه‌ی آنها را تحت پوشش قرار دهید. خود را نیز ملزم کنید که چنین لیستی را تهیه کنید.

سیاست «درباز» روش خوبی است، اما باید توجه داشته باشید، تعداد افرادی را که به محل کار خود دعوت می‌کنید محدود نمایید. بعنوان مثال اگر ملاقاتی را برنامه‌ریزی می‌کنید سعی کنید تقاضای ملاقات از همکار خود در دفتر او یا اتاق کنفرانس داشته باشید. در این روش میتوانید پس از انجام هدف و خواسته تان از خود عذرخواهی کنید.

همچنین این بسیار راحت‌تر است که از جای خود برخیزید و دفتر خود را ترک کنید تا اینکه از افراد بخواهید اتاق شما را ترک کنند، در حالیکه هنوز نشسته‌اند.

۸ـ وقفه‌های زمانی غیر قابل کنترل

وقفه‌هایی وجود دارند که بدون در نظر گفتن میزان تلاشی که دارید نمی‌توانید آنها را کنترل نمایید. اکثر افراد از اینکه زمان مناسب‌تری را برنامه‌ریزی کنند خوشحال می‌شوند، اما زمانیکه نتوانند چنین برنامه‌ریزی‌ای داشته باشند، بلافاصله پارامترهایی را با گفتن جملاتی نظیر: فقط ۵ دقیقه وقت دارم در مورد آن صحبت کنم به وجود آورده و به آنها عمل می‌کنند.

هرگز از کسی که در کار شما وقفه می‌اندازد نخواهید کنارتان بنشیند و یا با او وارد صحبت کوتاه نشوید. او را تشویق کنید تا به سراغ مساله‌ اصلی رود و اگر راه حلی مناسب پیدا نکردید قبل از تمام شدن وقت معین، زمانی را برای صحبت کردن در مورد آن تعیین کرده و براساس آن عمل کنید.

با آرزوی موفقیت

منبع: www.simineh.com

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *