چگونه تمرکز حواس داشته باشیم

مدیریت وقفه‌های زمانی    مدیریت-وقفه

حفظ تمرکز و ادامه‌ی کنترل زمان خود ( بخش اول ):

وقفه‌های زمانی روزانه در کار می‌تواند مانع کلیدی مدیریت موثر زمان باشد که نهایتاً منجر به ایجاد سدی در سد راه موفقیت‌های شما خواهد شد.

به روز کاری گذشته خود برگردید و برای یک دقیقه، وقفه‌های زمانی بسیاری را که اتفاق افتاده‌اند در نظر بگیرید.

این وقفه‌های زمانی شامل مکالمات تلفنی، ایمیل‌ها، صحبت در راهروها و سالن‌ها، توقف کار برای صحبت با همکاران در محل کار و موارد غیر منتظره‌ دیگری می‌باشد که توجه شما را به خود جلب می‌کند و در نتیجه برای انجام آنها، ذهن شما از وظیفه‌ اصلی که در دست داشتید دور می‌شود.

از آنجا که یک شبانه روز صرفاً دارای چندین ساعت (۲۴ ساعت) می‌باشد، چند وقفه‌ی زمانی کوتاه می‌تواند زمان مورد نیاز برای رسیدن به اهدافتان و موفقیت در کار و زندگی را از شما بگیرد.

علاوه بر این، این وقفه‌ها می‌توانند موجب بر هم خوردن تمرکز شما شوند و شما ملزم به صرف زمان برای شروع مجدد فعالیت‌های مورد نیاز برای تکمیل موفقیت‌آمیز کارهای پیچیده خود هستید.

عامل کلیدی کنترل این وقفه‌های زمانی شناختن آنها، میزان ضرورت و طراحی کارهایی برای آنها در برنامه‌ی روزانه ی شما می‌باشد.

راهنمایی‌های زیر به شما در انجام این کار کمک خواهد کرد و بنابراین از ایجاد وقفه‌هایی که شما را مایوس کرده و یا موفقیت شما را به خطر می‌اندازند جلوگیری می‌کند.

استفاده از ابزارها 

با استفاده از راهنمایی‌های زیر می‌توانید وقفه‌ها را شناسایی و مدیریت نمایید:

۱ـ ثبت مواردی که موجب وقفه می‌شوند: (گزارش روزانه‌ی وقفه‌اندازها)

البته چنانچه از نرم افزار سیمیا ۲ برای مدیریت زمان خود استفاده می کنید می توانید برای یک دوره کاری خود گزارش تهیه کنید.

اگر وقفه‌های زمانی همواره زمان و انرژی شما را می‌گیرند و یا اگر بارها مانع زمان‌بندی شما شده و ایجاد تاخیر می‌کنند، زمان آن رسیده که گزارشی از وقفه‌اندازها تهیه کنید.این روش گزارش ساده‌ای از وقفه‌هایی است که در طول شبانه‌روز تجربه می‌کنید.

به مدت یک هفته به ثبت این گزارش‌های روزانه ادامه دهید و هر وقفه‌ای را که در طول روز با آن مواجه می‌شوید ثبت نمایید،

همچنین نام افرادی را که موجب ایجاد وقفه در کار شما می‌شوند و زمان و تاریخ وقفه‌ها، نوع آنها و میزان ارزش و ضرورت آنها را نیز یادداشت نمایید.

زمانی که وقفه‌ها را به مدت یک هفته گزارش و ثبت کردید، حالا برگه‌ گزارش را روبروی خود قرار داده و اطلاعات موجود در آن را تحلیل کنید.

چه وقفه‌هایی با ارزش و کدام یک بی‌ارزش هستند؟ در اینجا باید وقفه‌های با ارزش را مدنظر قرار دهید.

در ادامه به شما نشان خواهیم داد چطور می‌توانید این وقفه‌های با ارزش را در برنامه‌ روزانه‌ خود جای دهید و در صورت نیاز به آنها توجه نمایید، در حالیکه هنوز زمان مورد نیاز برای انجام کارهای روزانه‌ خود به طور مناسب را دارا هستید.

در مورد وقفه‌های بی‌ارزش نیز باید روشی برای از بین بردن و مسدود کردن آنها در آینده پیدا کنید.

۲ـ تحلیل و غلبه بر وقفه‌های زمانی

برای تحلیل و غلبه بر این وقفه‌ها، آنها را از گزارش روزانه وقفه‌ ها پیدا کرده و ابتدا به میزان ارزشی آنها توجه کنید.

آیا فردی می‌تواند از ایجاد وقفه در کار شما با منتظر ماندن برای یک ملاقات روتین اجتناب کند؟ و یا آیا مطلبی هست که آنها در این باره از شما بپرسند؟ در غیر اینصورت، مؤدبانه اما صبورانه با آن برخورد کنید.

سپس به سطح ضرورت وقفه‌های زمانی نگاهی بیندازید، اینکه آیا آنها می‌توانند در اختیار و انحصار شما قرار گیرند. شما می‌توانید بسیاری از این وقفه‌ها را به ترتیب ملاقات با افراد دیگر به انحصار خود درآورید.

اگر آن افراد اطمینان دارند که می‌توانند در زمان مناسب دیگری به شما دسترسی داشته و با شما ملاقات کنند به شما این فرصت را می‌دهند که وقت خود را برای صرف موارد غیر ضروری ذخیره کنید.

بنابراین برخی از وقفه‌ها ضروری و با ارزش هستند. شما نیازمند این وقفه‌ها بوده و باید در برخی شرایط با آنها روبرو شوید. با استفاده از گزارش روزانه وقفه اندازها مشاهده خواهید کرد چه مدت زمان زیادی را از این وقفه‌های ضروری و با ارزش به دست خواهید آورد.

این زمان به دست آمده را بعنوان «زمان احتمالی» در برنامه‌ی خود جای دهید تا بسیاری از کارهای دیگری را که می‌توانید در این زمان انجام دهید دسته‌بندی نمایید.

باید این کارهای جانبی را در مدت زمانی که از وقفه‌ها به دست آورده‌اید انجام دهید. در حالیکه توجه داشته باشید این کارهای جانبی نباید موجب اضافه‌کاری و خستگی شما شوند، چرا که در این صورت موارد ضروری‌تری می‌توانند جایگزین آنها شوند…(ادامه دارد)

منتظر ادامه این مقاله در قسمت دوم باشید.

شاد و موفق باشید.

منبع: www.simineh.com

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *