مدیریت وقفه تاثیر زیادی در جلوگیری در هدر دادن وقت دارد. وقفه همان زمان های کوچکی هستند که در حین کار و زمانی که شما باید کاری را انجام دهید، پیش می آیند و باعث ایجاد فاصله بین شما و کار می شود. در این مقاله برای شما این عوامل وقفه انداز و راه های جلوگیری از آن را بیان می کنیم.
حفظ تمرکز و ادامه ی کنترل زمان خود
وقفه های زمانی روزانه در کار می تواند مانع کلیدی مدیریت موثر زمان باشد که نهایتاً منجر به ایجاد سدی در سد راه موفقیت های شما خواهد شد.
به روز کاری گذشته خود برگردید و برای یک دقیقه، وقفه های زمانی بسیاری را که اتفاق افتاده‌اند در نظر بگیرید. این وقفه های زمانی شامل مکالمات تلفنی، ایمیل‌ها، صحبت در راهرو ها و سالن ها، توقف کار برای صحبت با همکاران در محل کار و موارد غیر منتظره دیگری می‌باشد که توجه شما را به خود جلب می کند و در نتیجه برای انجام آن ها، ذهن شما از وظیفه اصلی که در دست داشتید دور می‌شود.
از آن جا که یک شبانه روز صرفاً دارای چندین ساعت (۲۴ ساعت) می‌باشد، چند وقفه‌ی زمانی کوتاه می‌تواند زمان مورد نیاز برای رسیدن به اهدافتان و موفقیت در کار و زندگی را از شما بگیرد. علاوه بر این، این وقفه‌ها می توانند موجب بر هم خوردن تمرکز شما شوند و شما ملزم به صرف زمان برای شروع مجدد فعالیت های مورد نیاز برای تکمیل موفقیت آمیز کار های پیچیده خود هستید.
عامل کلیدی کنترل این وقفه‌های زمانی شناختن آن ها، میزان ضرورت و طراحی کارهایی برای آن ها در برنامه‌ی روزانه ی شما می باشد. مدیریت وقفه راهنمایی های زیر به شما در انجام این کار کمک خواهد کرد و بنابراین از ایجاد وقفه هایی که شما را مایوس کرده و یا موفقیت شما را به خطر می‌اندازند جلوگیری می‌کند.
استفاده از ابزارها
با استفاده از راهنمایی‌های زیر می‌توانید وقفه‌ها را شناسایی و مدیریت وقفه نمایید:
۱ـ ثبت مواردی که موجب وقفه می‌شوند: (گزارش روزانه‌ی وقفه اندازها)
البته چنانچه از نرم افزار سیمیا ۲ برای مدیریت زمان خود استفاده می کنید می توانید برای یک دوره کاری خود گزارش تهیه کنید.
اگر وقفه های زمانی همواره زمان و انرژی شما را می گیرند و یا اگر بارها مانع زمان بندی شما شده و ایجاد تاخیر می‌کنند، زمان آن رسیده که گزارشی از وقفه انداز ها تهیه کنید. این روش گزارش ساده ای از وقفه هایی است که در طول شبانه روز تجربه می‌کنید.
به مدت یک هفته به ثبت این گزارش های روزانه ادامه دهید و هر وقفه ای را که در طول روز با آن مواجه می‌شوید ثبت نمایید، همچنین نام افرادی را که موجب ایجاد وقفه در کار شما می شوند و زمان و تاریخ وقفه ها، نوع آن ها و میزان ارزش و ضرورت آن ها را نیز یادداشت نمایید.
زمانی که وقفه ها را به مدت یک هفته گزارش و ثبت کردید، حالا برگه گزارش را روبروی خود قرار داده و اطلاعات موجود در آن را تحلیل کنید. چه وقفه هایی با ارزش و کدام یک بی‌ارزش هستند؟ در این جا باید وقفه های با ارزش را مدنظر قرار دهید.
در ادامه به شما نشان خواهیم داد چطور می‌توانید این وقفه‌های با ارزش را در برنامه روزانه خود جای دهید و در صورت نیاز به آن ها توجه و مدیریت وقفه نمایید، در حالی که هنوز زمان مورد نیاز برای انجام کارهای روزانه خود به طور مناسب را دارا هستید. در مورد وقفه های بی‌ارزش نیز باید روشی برای از بین بردن و مسدود کردن آن ها در آینده پیدا کنید.
۲ـ تحلیل و غلبه بر وقفه‌های زمانی
برای تحلیل و غلبه بر این وقفه ها، آن ها را از گزارش روزانه وقفه ها پیدا کرده و ابتدا به میزان ارزشی آن ها توجه کنید.
آیا فردی می‌تواند از ایجاد وقفه در کار شما با منتظر ماندن برای یک ملاقات روتین اجتناب کند؟ و یا آیا مطلبی هست که آن ها در این باره از شما بپرسند؟ در غیر این صورت، مؤدبانه اما صبورانه با آن برخورد کنید. سپس به سطح ضرورت وقفه های زمانی نگاهی بیندازید، اینکه آیا آن ها می‌توانند در اختیار و انحصار شما قرار گیرند. شما می‌توانید بسیاری از این وقفه ها را به ترتیب ملاقات با افراد دیگر به انحصار خود در آورید.
اگر آن افراد اطمینان دارند که می‌توانند در زمان مناسب دیگری به شما دسترسی داشته و با شما ملاقات کنند به شما این فرصت را می‌دهند که وقت خود را برای صرف موارد غیر ضروری ذخیره کنید. بنابراین برخی از وقفه‌ها ضروری و با ارزش هستند. شما نیازمند این وقفه ها بوده و باید در برخی شرایط با آن ها روبرو شوید. با استفاده از گزارش روزانه وقفه انداز ها مشاهده خواهید کرد چه مدت زمان زیادی را از این وقفه‌های ضروری و با ارزش به دست خواهید آورد.
این زمان به دست آمده را بعنوان «زمان احتمالی» در برنامه‌ی خود جای دهید تا بسیاری از کارهای دیگری را که می‌توانید در این زمان انجام دهید دسته‌بندی نمایید.
باید این کارهای جانبی را در مدت زمانی که از وقفه‌ها به دست آورده‌اید انجام دهید. در حالیکه توجه داشته باشید این کارهای جانبی نباید موجب اضافه کاری و خستگی شما شوند، چرا که در این صورت موارد ضروری تری می‌توانند جایگزین آن ها شوند…(ادامه دارد)
