چگونه یک مجموعه را مدیریت کنیم که در سطوح بالا با موفقیت عمل کند و نتیجه های عالی برای ما در بر داشته باشد. همانطور که در بخش اول نیز گفته شد، این گونه مدیریت دارای اصولی است که کمک زیادی در دانش مدیریتی ما می کند. در ادامه برای خواندن این مقاله مفید با ما همراه باشید.
برنامه عملی به سه بخش زیر تقسیم می شوند:
لیست عمل آتی
این لیست اعمال کوچک آتی را نشان می دهد که به منظور پیش بردن پروژه هایتان انجام خواهید داد.
لیست اعمال محول شده
این لیست پروژه ها و اعمالی را نشان می دهد که به افراد دیگر محول کرده اید.
کاتالوگ پروژه
این کاتالوگ همه ی پروژه هایی را نشان می دهد که شما در آن ها درگیر هستید و وظایف کوچک شخصی که در آن ها هم کاری دارید. خبر خوش این است که تا این مرحله بزرگترین بخش برنامه ی عملی خود را ایجاد کردید: کاتالوگ پروژه! این کاتالوگ، لیست پروژه ها و فعالیت های اولویت بندی شده ای است که کامل کرده اید. کاتالوگ پروژه نوعاً پشتیبان برنامه ی عملی است، به طوری که اغلب در فرایند بازنگری هفتگی به آن رجوع می کنید.
در مرحله ی بعد، لیست اعمال محول شده را با عمل کردن به کاتالوگ پروژه و شناسایی وظایفی که محول کرده اید، ایجاد کنید. این اعمال را همراه با زمان های بررسی توافقی، زیر اسامی افرادی که کارها را به آن ها محول کرده اید ثبت کنید.
نکته:
اگر تاکنون هیچ کاری را محول نکرده اید یا در مورد زمان های بازرسی توافقی نکرده اید، نگران نباشید! در این جا چارچوبی ایجاد می کنیم که شما به آن عمل خواهید کرد. شما بعداً زمان بسیاری برای بکارگیری این چارچوب خواهید داشت.
لیست اعمال محول شده نوعاً در جلوی کاتالوگ پروژه در پوشه ی برنامه عملی شما قرار می گیرد زیرا شما نیاز دارید که بیشتر اوقات به آن رجوع کنید. سرانجام لیست عمل آتی خود را با عمل کردن به پروژه هایی که بالاترین اولویت را دارند ایجاد کنید _پروژه هایی که می خواهید و نیاز دارید که بی درنگ پیش روند_ و اعمال آتی منطقی برای این پروژه ها را استخراج کنید.
لیست عمل آتی در صفحه ی اول برنامه ی عملی شما قرار می گیرد زیرا در طول روز چندین بار به آن رجوع خواهید کرد.
نکته ی ۱:
اگر عمل آتی کمتر از چند ثانیه زمان می برد، پس چرا بی درنگ انجام نشود؟ بنابراین اطمینان حاصل کنید که باز می گردید و برنامه ی عملی تان را کامل می کنید!
نکته ی ۲:
انتخاب عمل آتی مناسب نیازمند قضاوت است. اگر یکی از پروژه های شما اهمیت بسیاری دارد، چندین عمل آتی از این پروژه را در لیست خود داشته باشید، و سایر اعمال آتی را به حداقل ممکن برسانید. اگرچه، اگر نیاز دارید که چندین پروژه انجام شود، اعمال آتی هر کدام را در لیست خود داشته باشید.
نکته ی ۳:
در صورت امکان، اعمال آتی خود را کوچک و دست یافتنی نگه دارید تا این که تکمیل شان بیشتر از دو ساعت زمان نبرد. این کار کمک می کند که مقدار حرکت روی پروژه ادامه یابد و حس شما در داشتن روزی پربار و موفق افزایش یابد.
اگر اعمال آتی احتمالا بیشتر از دو ساعت زمان می برند، پس آن ها را مجدداً تقسیم بندی کنید. بعنوان مثال اگر عمل آتی نوشتن یک گزارش است، آن را به مراحل تحقیق، برنامه ریزی، نوشتن، بررسی حقیقت و ویرایش تقسیم کنید. سپس تحقیقات را عمل آتی خود در نظر بگیرید و سایر مراحل را به عنوان یک پروژه در کاتالوگ پروژه قرار دهید.
نکته ی۴:
شماره گذاری متوالی پروژه ها در کاتالوگ پروژه ممکن است مفید باشد (اگر آن ها را ۱۰،۲۰،۳۰ و غیره شماره گذاری کنید کمک می کند). زمانی که اعمال آتی را در لیست اعمال آتی وارد می کنید می توانید شماره ی پروژه را نیز وارد کنید، بنابراین می دانید که هر پروژه به کدام عمل تعلق دارد.
نکته ی ۵:
زمانی که چندین عمل آتی دارید، بنا به اهمیت، ارزش، اضطرار، و ارتباط با اهداف شما آن ها را از الف تا ج اولویت بندی کنید، سپس موفقیت تان را در رسیدگی به این اعمال بازبینی کنید. اگر متوجه شدید که اعمال در لیست شما ایستا هستند، در مورد این که آیا باید این پروژه ها را لغو کنید یا اولویتشان را افزایش دهید تا بتوانید به آن ها رسیدگی کنید، تامل کنید.
هر کاری که انجام می دهید، مطمئن شوید که اعمال بیش از اندازه ای در لیست عمل آتی خود ندارید. اگر مثلا از ۱۵ تا ۲۰ عمل آتی دارید دوباره شروع به عقب ماندن از برنامه خواهید کرد. اگر لیستتان بسیار نامنظم است کارهایی که کم اهمیت تر/ غیر ضروری تر هستند را به کاتالوگ پروژه برگردانید. اگر کار سبک و کم چالش است اعمال آتی بیشتری را از کاتالوگ پروژه تان انتخاب کنید.
نکته ی ۶:
همانطوری که به این فرآیند عمل می کنید از خود بپرسید که آیا وظایفی دارید که بتوانید به دیگران محول کنید یا در صورت لزوم از دیگران کمک بگیرید. اگر این گونه تشخیص می دهید این وظایف را در لیست اعمال آتی خود و در بخشی که مربوط به وظایفی است که باید محول شوند، قرار دهید.
زمانی که وظیفه را محول کرده اید آن را همراه با زمان های بررسی و تاریخی که توافق کرده اید، به لیست اعمال محول شده انتقال دهید.
گام ۴: عمل به برنامه ی عملی
یک برنامه ی عملی تقریبا طولانی است. اما مجبور نیستید که هر روز تمام برنامه را اجرا کنید.
شما معمولا به صفحه یا صفحات بالایی یعنی لیست اعمال آتی و لیست اعمال محول شده رسیدگی خواهید کرد. برخی فعالیت ها ممکن است روز یا زمان خاص داشته باشند. بنا به روش کارتان میتوانید آن ها را در صفحه ی بالای برنامه ی عملی نگهداری کنید یا در تقویم نشانه گذاری کنید.
در عمل این صفحات بالایی تنها شکل جدیدی از لیست انجام کارتان هستند. در این روش تنها اعمال کوتاه و خاص تهیه می شوند در حالی که پروژه های اصلی که این اعمال به آن ها تعلق دارند در کاتالوگ پروژه ذخیره می شوند.
اگرچه باید در فواصل منظم مثلا هر هفته برنامه ی عملی خود را بازنگری و بروز رسانی کنید(زمان اینکار را در برنامه ی خود قرار دهید). بخش هایی را که کامل نموده اید حذف یا بایگانی کنید، همانگونه که در پروژه های خود پیش می روید بخش هایی را از کاتالوگ پروژه به صفحات اول انتقال دهید و هر عمل جدیدی که در این مسیر رخ می دهد را اضافه کنید.
نکات کلیدی
برنامه های عملی نسخه های “قدرت صنعتی” لیست های انجام کار هستند. این برنامه ها به شما کمک می کنند که پروژه ها را به فعالیت های عملی تبدیل کنید و سپس در ساختاری سه بخشی مدیریتشان کنید.
“لیست اعمال آتی” سر فصل لیستی از اعمال دقیق و ضروری است که برای انجام و پیشرفت پروژه به آن نیازمند هستید.
“لیست اعمال محول شده” جزییات پروژه ها و اعمالی را ثبت می کند که به دیگران محول کردید.
کاتالوگ پروژه سر فصل لیستی است از پروژه هایی که می خواهید به آن ها عمل کنید همراه با اعمالی که جمع آوری کرده اید تا در تکمیل این پروژه ها سهیم باشند.
این دیدگاه به شما کمک می کند که هم زمان تمرکزتان را بر روی کارهای روزانه و اهداف بلندمدت حفظ کنید و این بدین معناست که همواره و در هر زمان برنامه ای برای “عمل آتی ” دارید. این کار به کاهش استرس منجر شده، کنترل همه چیز را به شما می دهد و احساس موفقیت را در شما ایجاد می کند.
علاوه بر این، یک برنامه ی عملی در مدیریت چند پروژه به طور هم زمان به شما کمک می کند. هر چه در شغل خود پیشرفت می کنید و مسئولیت هایی که به عهده می گیرید پیچیده تر و چالش برانگیز تر می شوند، این مساله اهمیت بیشتری پیدا می کند. در بخش بعدی نمونه ای از یک برنامه عملی را به شما آموزش می دهیم. لطفا با ما همراه باشید.
