چگونه برنامه ریزی کنیم

تخمین زمان هر فعالیت و برنامه ریزی مناسب فقط با استفاده از جداول علمی امکان پذیر است.   1000

تقریباً تمام افرادی که حرف از مدیریت زمان می زنند و یا حرف از برنامه ریزی ،دفتر برنامه ریزی و تقویم و جدول زمان بندی و …. می زنند در پایان روز باز هم وقت کم می آورند و یا بعضی از کارها را با آشفتگی انجام می دهند.

این افراد تقریباً تمامی فعالیت هایی که در طول روز قرار است انجام دهند را در ذهنشان مرتب می کنند و فکر می کنند که در پایان روز آسوده خاطر و موفق هستند ولی این طور نمی شود.

این اشخاص در مورد فعالیت های مختلف فکر می کنند اما تغییر تمرکزهای ذهنی ممکن است سرعت کار را کاهش دهد و یا در صورتی که آمادگی مواجهه با توالی کارهای متعدد را نداشته باشند سرعت انجام آن کاهش یابد و یا در بعضی از مواقع به طور کامل متوقف شود.

چاره کار چیست؟

برای اینکه ما دچار آشفتگی ذهنی نشویم و برای اینکه بتوانیم به راحتی و بدون هیچگونه تاخیری از یک قطعه زمان به قطعه دیگر پیش برویم باید تمامی فعالیت هایمان را بر روی جدولی مشاهده کنیم، جدولی تهیه کنیم که تمامی فعالیت های هر روزمان را در آن جای دهیم و مدت زمانی که برای انجام هر فعالیت لازم داریم را تخمین بزنیم.

البته من پیشنهاد میکنم در صورتی که توان طراحی جدول زمان بندی را ندارید میتوانید یک نسخه دفتر برنامه ریزی سیمیا از سایت سیمینه تهیه نمایید.

 همیشه در این گونه موارد افراد فقط زمان لازم برای انجام هر فعالیت را تخمین می زنند و مدت زمانی که برای حرکت از یک فعالیت به فعالیت دیگر لازم است را در نظر نمی گیرند و این اشکال اساسی جدول های زمان بندی است.

همین فراموش کردن زمانهای میان فعالیت هاست که در پایان روز آشفتگی به بار می آورد. افراد این زمانها را در نظر نمی گیرند در حالیکه واقعاً زمانی صرف حرکت از یک فعالیت به فعالیت دیگر می شود.

برای مثال فرض کنید که شما به عنوان مدیر یک شرکت پس از جلسه ای که در ساعت ۱۱ در دفتر خود داشته اید باید ناهار را در رستورانی در قسمت دیگر شهر بخورید. شما حتماً در جدول زمان بندی خود مدت زمانی را برای خوردن ناهار در رستوران مشخص کرده اید.

برای اینکه در پایان روز آشفته نباشید باید حتماً مدت زمانی را که در مسیر رفت به سمت رستوران هستید، مدت زمانی که در مسیر برگشت از رستوران هستید و مدت زمان لازم برای سفارش غذا و صرف آن را هم در نظر بگیرید و همه این دقایق را در جدول زمان بندی یادداشت کنید. علاوه بر تخمین مدت زمان لازم برای انجام هر فعالیت،ما می توانیم با آمادگی قبلی در مورد فعالیت ها به راحتی از یک قطعه زمان به قطعه دیگر پیش برویم.

بعضی وقت ها پیش می آید که ما عجله داشته باشیم و یا روزی پر مشغله داشته باشیم، در چنین روزی امکان دارد همه چیزهای کوچک و ظریف را به یاد نیاوریم و زمانی را برای آنها تخمین نزنیم و بعداً متوجه شویم که چون زمانی برای این فعالیت های کوچک در نظر نگرفته ایم دچار آشفتگی شده ایم.حال باید چه کنیم؟

فرض کنیم دارای یک قطعه زمان یک ساعته برای انجام فعالیتی مانند خواندن گزارش یک کنفرانس باشیم، پس از بررسی و خواندن گزارش متوجه می شویم که فقط ۲۰ دقیقه صرف خواندن این گزارش شده است و ۴۰ دقیقه اضافه آمده است.

و حالا ما می توانیم از فرصت استفاده کنیم و این زمان ۴۰ دقیقه ای را برای کارهای ظریف و کوچکی که در جدول زمان بندی خود اعمال نمودیم صرف کنیم و از آشفتگی خود بکاهیم.

منبع: www.simineh.com

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *