گزارش کار روزانه ابزار مناسبی برای تحلیل چگونگی استفاده از زمان خود می‌باشد. همانطور که در بخش اول بیان شد می توان با استفاده از نوشتن گزارش کار روزانه تغییرات بزرگی ایجاد می کنید. بنا بر این در این قسمت مقاله به شما آموزش می دهیم که چطور گزارش کار روزانه خود را انجام دهید و آن را مدیریت کنید.
چطور گزارش کار های روزانه را انجام دهیم؟
برای انجام این کار، ورقه‌ی جدیدی را بردارید و ستون سر فصل های زیر را تنظیم نمایید:
۱- تاریخ/زمان
۲- توصیف فعالیت
۳- چگونگی احساس
۴- مدت زمان
۵- ارزش فعالیت
بدون تغییر شیوه ی رفتاری خود آنچه را که انجام می دهید و همان طور که هست یادداشت کنید. هر بار که فعالیت ها را تغییر می‌دهید چه پاسخ دادن به ایمیل ها یا کار کردن روی یک گزارش یا درست کردن قهوه باشد و یا صحبت کردن با همکاران، نوع فعالیت، زمان تغییر، و چگونگی احساسی که دارید را یادداشت نمایید (هوشیار، بی‌حرکت، خسته، پرانرژی، و…).
سپس، در زمانی مناسب، به گزارش فعالیت‌ها سری بزنید و مدت زمان انجام هر فعالیت‌ها را بنویسید، همچنین سطح ارزش هر فعالیت (ارزش بالا، متوسط، کم و بی‌ارزش). بر اساس ارتباط آنها با دسترسی به اهداف کاری ارزیابی می‌گردد).
از گزارش کار روزانه ی خود یاد بگیرید:
زمانی که زمان خود را به مدت چند روز ثبت می‌کنید، گزارش فعالیت‌های روزانه ی خود را تحلیل نمایید. ممکن است تعجب کنید که چه زمان زیادی را صرف کارهای کم ارزش کرده‌اید. همچنین می‌توانید مشاهده کنید که در برخی از ساعات روز پر انرژی و در برخی ساعات دیگر بی‌تحرک بوده‌اید.
همه‌ی این ها به چگونگی احساس شما، نوع و میزان استراحتی که داشته‌اید. زمان و نوع غذایی که خورده‌اید و کاری که انجام داده‌اید، بستگی دارد. زمانی که گزارش های کار را تحلیل می‌کنید باید قادر به افزایش سطح خلاقیت خود با به کارگیری یکی از فعالیت های زیر از میان فعالیت های متعدد باشید:
اول : کارهایی را که بخشی از مسئولیت شما به به شمار نمی‌روند و یا به شما کمک نمی‌کنند با مسئولیت‌های خود روبرو شوید، حذف کنید و یا به دیگری واگذار نمایید.
این کارها می‌توانند وظایفی باشند که افراد دیگر درون سازمان باید انجام دهند و یا فعالیت‌های شخصی مانند ارسال ایمیل های غیر کاری و یا نشستن پای اینترنت.
دوم : زمان‌بندی مهمترین و پرچالش‌ترین وظایف برای ساعاتی از روز که بالاترین سطح انرژی را دارا هستید. در این روش کار شما از کیفیت بهتری برخوردار خواهد بود و زمان کمتری را صرف انجام آن خواهید کرد.
سوم : تعداد دفعاتی را که میان انواع وظایف تغییر می‌دهید به حداقل رسانید، مثلا آیا می توانید تنها چند بار در طول روز ایمیل‌های خود را چک کرده و به آنها پاسخ دهید و یا همه‌ی صورت حساب‌های خود را درست در یک زمان در هر هفته بررسی نمایید؟
چهارم : مدت زمانی را که صرف انجام فعالیت‌های شخصی مانند درست کردن یک نوشیدنی می‌کنید، کاهش دهید.
راهنمایی:
گاهی اوقات صرف مدت زمان بسیار زیاد برای وظایف کم‌ارزش با اولولیت کمتر می‌تواند نشانه‌ی تعلل یا به تاخیر انداختن کارها باشد.یاد بگیرید چطور با این موارد برخورد کنید.
نکات کلیدی:
زمانی که گزارش فعالیت های روزانه را تحلیل می‌کنید، باید قادر به افزایش سطح خلاقیت خود با حذف یا واگذاری فعالیت های کم ارزش به دیگران، زمان بندی وظایف مهم برای ساعاتی از روز با احساس عقبه و حداقل کردن تعداد دفعاتی که میان انواع وظایف تغییر می‌دهید و همچنین کاهش صرف زمان خود برای فعالیت های شخصی خود باشید.
