مدیریت کارها با لیست انجام کار

بخش اول:

لیست های انجام کار، کلیدی برای فعالیت مفید(کارایی)

چگونه می توان لیست های انجام کار اولویت بندی شده را نوشت؟

 

آیا تا کنون به خاطر مقدار کاری که باید انجام دهید احساس دستپاچه شدن داشته اید؟ یا احساس کرده اید که آخرین مهلت را از دست داده اید؟ یا گاهی فراموش کرده اید کار مهمی را انجام دهید، بنابراین دیگران شما را وادار به انجام کار، کرده باشند؟

همه اینها نشانه هایی از نداشتن «لیست انجام کار» کامل است. لیستهای انجام کار، لیستهای اولویت بندی شده از همه کارهایی است که شما باید انجام دهید، آنها هر چیزی را که شما باید انجام دهید با قرار گرفتن مهمترین کارها بالای لیست و کم اهمیت ترین کارها در پایین، لیست می کنند.

 

با داشتن یک لیست انجام کار شما مطمئن می شوید که کارهایتان همگی در یکجا نوشته شده است، بنابراین شما هیچ کار مهمی را فراموش نمی کنید و با اولویت بندی کارها شما ترتیبی را طراحی می کنید که در آن، آنها را انجام دهید. بنابراین شما می توانید بگویید چه چیزی نیازمند توجه فوری شماست و چه چیزی را می توانید برای بعد رها کنید.

 

اگر شما باید به حجم کاری زیادی بپردازید، لیستهای انجام کار، ضروری است. زمانیکه شما از لیستهای انجام کار به طور موثر استفاده نمی کنید، شما غیر متمرکز و غیر قابل اعتماد برای افراد اطرافتان به نظر می رسید. زمانیکه شما از آنها به طور کارآمد استفاده می کنید، سازماندهی بهتری دارید و قابل اعتمادتر هستید، استرس کمتری تجربه می کنید و مطمئن هستید که مسئله مهمی را فراموش نکرده اید. بیش از اینها، اگر شما هوشمندانه اولویت بندی کنید، روی زمان و انرژی در مورد فعالیتهای بسیار شدید تمرکز دارید که بدین معناست که شما سودبخش تر هستید و برای تیم کاریتان با ارزش تر.

 

داشتن یک لیست ساختاربندی شده و کامل به نظر کافی می رسد، اما این مطلب می تواند جالب باشد که چه تعداد از مردم در استفاده از لیستهای انجام کار به کل ناکام مانده اند. مهم نیست از آنها به طور کارآمد استفاده کنید، در واقع، آن اغلب زمانیست که مردم شروع به استفاده کارآمد و مهمتری از لیستهای انجام کار می کنند که آنها اولین پیشرفت خلاق نه فردی شان را ایجاد کرده اند و شروع به موفق شدن در کارهایشان می کنند.

 

فراهم آوردن یک لیست انجام کار :

نوشتن لیستتان روی ورق و قرار دادن آن در یک سند راحت ترین راه برای شروع استفاده از لیستهای انجام کار است.( می توانید از دفتر برنامه ریزی روزانه که توسط سایت simineh.com برای همین منظور طراحی و تولید شده است نیز استفاده نمایید.)

سپس مراحل ذیل را طی کنید:

مرحله ۱:

همه کارهایی را که باید کامل کنید بنویسید. اگر آنها کارهای بزرگی هستند مرحله اول را تقسیم کنید، این کار را با نوشتن کار بزرگتر آغاز کنید. ( به طور ایده آل مراحل کاری یا عملکردی نباید بیشتر از ۲-۱ ساعت برای کامل شدن زمان ببرد.)

نکته :

ممکن است شما گردآوری چند لیست را راحت تر بدانید ( لیستهای اجرای کار شخصی، بررسی و مطالعه و مکان کاری) . روشهای مختلف را امتحان کنید و بهترین روش را برای موفقیت خودتان انتخاب کنید.

مرحله ۲ :

این کارها را با اختصاص دادن اولویت ها از A (خیلی مهم یا خیلی فوری) تا D (غیر مهم یا غیر ضروری)خلاصه کنید.

اگر کارهای بسیاری هستند که اولویت دارند، لیست را مجدداً خلاصه کرده و کارهای با اهمیت کمتر را تنزیل رتبه دهید. یک بار که این کار را انجام دادید، لیست را به ترتیب اولویت مجدداً بنویسید.

 

استفاده از لیست های انجام کارتان:

برای استفاده از لیست انجام کارتان به سادگی آن را به ترتیب انجام دهید، اول به کارهای اولویت A بپردازید، سپس کارهای B و C و … زمانیکه کارهایتان کامل شد آنها را حذف کنید.

شما می توانید از لیست های انجام کار به روشهای مختلف در موقعیت های مختلف استفاده کنید. به عنوان مثال اگر شما در نقش یک فروشنده هستید، راه خوب برای انگیزه مندی خودتان نگه داشتن لیست انجام کار به نسبت کوتاه است تا بتوانید هر روز آن را کامل کنید.

اگر در یک نقش عملکردی هستید یا اگر کارها بزرگ هستند و وابسته به افراد زیاد دیگر هستند، بهتر است تا متمرکز بر لیست بلند مدت باشید و آن را روز به روز (روزانه) لحاظ کنید.

بسیاری از مردم این روش یعنی سپری کردن۱۰ دقیقه در پایان روز را برای سازماندهی کارها روی لیست انجام کارشان برای روز بعد مفید می دانند .

نکته :

زمانیکه در استفاده از لیستهای انجام کار راحت هستید، می توانید ایجاد تمایز بین ضرورت و اهمیت را آغاز کنید.( ادامه دارد…)

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *