مدیریت کارها با لیست انجام کار

بخش دوم :

استفاده از نرم افزار:

اگر چه استفاده از یک لیست کاغذی راهی آسان برای آغاز استفاده از لیستهای انجام کار است، روشهای نرم افزاری می توانند علیرغم منحنی یادگیری، موثرتر باشند. اینها می توانند به شما رخدادها و کارهایی را یادآوری کنند که به زودی منقضی خواهند شد، آنها می توانند با تلفن همراه شما یا از طریق ایمیل هماهنگ شوند و می توانند با دیگران در تیم شما، اگر روی یک پروژه همکاری می کنید، به اشتراک گذارده شوند.

 

برنامه های نرم افزاری مدیریت زمان بسیاری در دسترسند. شما می توانید از نرم افزار مدیریت زمان سیمیا که توسط سایت www.simineh.com تولید شده است نیز برای مدیریت بهتر لیستهای انجام کارتان استفاده کنید.

یکی از بزرگترین مزایای استفاده از روش نرم افزاری برای مدیریت لیست انجام کارتان این است که شما می توانید آن را به راحتی به روز رسانی کنید.

به عنوان مثال، بجای حذف کردن کارها و بازنویسی لیست هر روز، نرم افزار به شما امکان انتقال و اولویت بندی کارها را به سرعت می دهد.

 

نکته :

همه ما فکر می کنیم، برنامه ریزی می کنیم، کار می کنیم اما به گونه ای متفاوت. برنامه ای که برای همه همکاران خوب کار کند می تواند برای شما خوب کار نکند زیرا شما به روش خودتان یاد می گیرید و فکر می کنید. این دلیل این چرایی است که آن برای تحقیق و امتحان کردن روشهای مختلف گردآوری لیست انجام کارتان قبل از اینکه در مورد سیستم واحدی تصمیمی بگیرید مفید می باشد.

 

مثالها :

لیستهای انجام کار می تواند به شما کمک کند که در راس پروژه های مهم و توده کارها و تصمیمات انجام نشده بایستید.

به عنوان مثال فرض کنید شما رئیس یک تیمی هستید که روی یک پروژه بزرگ و پیچیده کار می کند. کارهای زیادی برای انجام شدن وجود دارد و افراد بسیاری آنها را انجام می دهند، بنابراین قرار گرفتن بالای همه اینها به نظر سخت می رسد.

شما می توانید از لیست انجام کار در این موقعیت برای کمک به سازمان یافته ماندن، استفاده کنید. شما می توانید لیست تان را از اعضای تیم ساختاربندی کنید و کارهایتان و موعد آنها را برای هر فرد در پروژه بنویسید. هر روز هنگامیکه کارهایتان را که نیاز به تکمیل است می نویسید می توانید لیست انجام کار تیم را چک کنید تا ببینید چه کسی روی چه چیزی کار می کند و آیا موعد و زمان چیزی درآن روز است یا نه.

شما می توانید کارهای دیگران را که نیاز دارید به عنوان بخشی از شغلتان کامل کنید، نظارت کنید.

یا فرض کنید شما در نقش فروش هستید و لیست طویلی از افرادی که باید با آنها صحبت کنید دارید. شما لیستی از هر فردی که باید تماس بگیرید و هر مراجعی که باید ببینید بنویسید و شروع به اولویت بندی کنید.

شما می دانید که فردی واقعاً مشتاق به محصولاتتان است و آماده خرید است، پس آنها را با A اولویت بندی کنید، این دورنمایی است که واقعاً ارزش تمرکز دارد. برعکس شما می دانید دورنمایی دیگر شما را از دیگر رقبا دور می کند، یعنی شما سود کمتری می برید و شانس منطقی از اینکه شما به آن فعالیت تجاری نرسید وجود ندارد. شما این فرد را در اولویت D قرار می دهید. باید در اینجا تلاش کنید اما باید بیشتر تمرکزتان روی دورنماهای بهتر باشد.

 

نکته :

لیستهای انجام کار عملاً در زمانیکه تعداد کمی کار برای تکمیل دارید مفید می باشد. اگر چه آنها می توانند زمانیکه کار زیادی دارید یا باید پروژه های چند گانه را پیشرفت دهید، پرزحمت باشند. در این مرحله، شروع استفاده از برنامه های عملکردی که ورژن های قابل صعود لیستهای انجام کار است، مفید است.

 

نکات کلیدی:

برای اینکه از محل کار به بهترین صورت سازماندهی شده باشید، باید از لیستهای انجام کار یا برنامه های عملکردی استفاده کنید. با استفاده از آنها شما مطمئن می شوید که :

  • انجام همه کارهای لازم را بخاطر دارید.

  • هر روز به کارهای مهم می پردازید، زمان روی کارهای جزئی تلف نمی کنید.

  • به واسطه تعداد زیاد کارهای غیر مهم استرس نمی گیرید.

برای سهولت کار می توانید دفتر برنامه ریزی روزانه ما را که به همین منظور طراحی شده از سایت www.simineh.com تهیه نموده و از آن برای لیست کردن همه کارهایی که باید انجام دهید استفاده کنید. اهمیت کارها را کنار آن با اولویت از A (خیلی مهم) تا C (غیر مهم ) نشانه گذاری کنید. این لیست را به این ترتیب اهمیت پیش نویس کنید، سپس کارها را از بالای لیست انجام دهید. اینها مهمترین ها و سودآورترین کارها برای تکمیل هستند و یا می توانید از نرم افزار مدیریت زمان سیمیا برای مدیریت انجام کارتان استفاده کنید.

 

با آرزوی موفقیت

ترجمه شده توسط مدیریت سایت سیمینه

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *