چگونگی مدیریت کارهای همزمان

مدیریت کارهای همزمان اگرچه در ظاهر فریبنده باشد ولی وقتی با اثرات مخرب و نتیجه آن آگاه می شود در می یابیم که ضررهای آن از سودش بیشتر خواهد بود. همانطور که در قسمت اول این مقاله اشاره شد، مدیریت کارهای همزمان باعث کمبود توجه کافی برای کارهای ضروری می شود.

چطور انجام چند کار با هم را متوقف کنیم؟

اگر ما می خواهیم کیفیت کارمان را بهبود بخشیم، سطح و میزان استرس مان را کم کنیم و کارآمدتر باشیم، باید عادت انجام چند کار را ترک کنیم. در ذیل پیشنهاداتی برای کمک به این مطلب آمده است.

1. روزتان را در بلوک هایی برنامه ریزی کنید.

   زمان های خاصی را برای تلفن زدن، پاسخ دادن ایمیل ها و تحقیق کردن تنظیم کنید.

2. از هم گسستگی ها را مدیریت کنید.

   برنامه ریزی روزانه را نگه دارید تا نشان دهد که چه کسی بیشتر مزاحم کار شما می شود و تا چه حد تقاضاها فوری هستند. زمانیکه ارزش این وقفه های هفتگی را جمع آوری کنید، مودبانه و با قطعیت از همکارتان بخواهید تا این وقفه هایشان را مدیریت کرده و کاهش دهند.

3. یاد بگیرید چگونه تمرکزتان را افزایش دهید.

   بنابراین می توانید کاملاً روی یک کار در یک زمان متمرکز شوید. انجام این کار در ابتدا سخت است اگر شما مدام چند کار را انجام می داده اید. اما شما شگفت زده می شوید که چقدر کار را فقط با تمرکز روی یک مطلب در یک زمان انجام داده اید.

   

4. توجهات را روی کاری که باید انجام دهید برگردانید.

   هر زمانی که شما ایمیل تان را چک می کنید یا تماس تلفنی می گیرید، در زمانیکه کاملاً باید به انجام کار دیگری بپردازید نفس عمیقی بکشید و پافشاری و اصرار ورزید.

5. اگر هشدار صوتی یا تصویری در زمانیکه ایمیل می رسد دریافت کردید آن را خاموش کنید.

   این به شما کمک می کند از وسوسه چک کردن صندوق ایمیل، هر زمان که ایمیل جدیدی دریافت می کنید جلوگیری کند.

6. هر زمان خود را مشغول انجام چند کار دیدید آن را متوقف کنید.

   ۵ دقیقه آرام روی صندلی با چشم بسته بنشینید. حتی وقفه و استراحت کوتاهی مثل این می تواند ذهن شما را مجدداً متمرکز کند، میزان استرس شما را کم کند و تمرکزتان را افزایش دهد. همچنین آن می تواند به ذهن شما استراحتی در طی یک روز پرتنش را بدهد.

1. زمان هایی وجود دارد که کار فوری پیش می آید و شما نمی توانید از وقفه ها جلوگیری کنید، اما بجای سعی در انجام چند کار، صبر کنید و نکته ای از اینکه در کجا کار فعلی تان را رها کرده اید بنویسید.

   هر فکری که در مورد اینکه چگونه به سمت جلو پیش روید را مثبت کنید، سپس به مشکل اضطراری بپردازید، قبل از اینکه به آنچه که انجام می دادید برگردید. با این روش شما قادر به انجام هر دو کار به خوبی هستید و کار خودتان را با سرنخ هایی که به شما در شروع مجدد کار اصلی به طور سریع تر کمک می کند، ترک می کنید.

2. اگر ذهنتان را زمانیکه باید روی چیز دیگری تمرکز کنید، سرگردان می بینید باید افکارتان را به آنچه انجام می دهید به واسطه قرار دادن خودتان در لحظه راهنمایی کنید.

نکات کلیدی

بسیاری از ما به این فکر می کنیم که انجام چند کار بهترین راه برآورد کردن نیازهای روز کاری مان است، این یک افسانه است. واقعیت این است که انجام چند کار با هم کیفیت کار ما را کم کرده، توانایی تمرکز ما را کاهش داده و زمان بر است.

بهتر است به محض اینکه فهمیدید چند کار را انجام می دهید آن را متوقف کنید. روزتان را به بلوک هایی از زمان جدول بندی کنید و سعی در کاهش مدیریت وقفه ها کنید و روی بهبود تمرکزتان کار کنید.

کنترل گرایش شما برای انجام چند کار می تواند دارای منافع شگفت آوری باشد. شما در می یابید که کار بیشتری انجام داده اید، استرس کمتری احساس می کنید و انرژی بیشتری در پایان روز دارید.