مدیربهمن ۲, ۱۳۹۶
03.png

2min20

برنامه ریزی موثر:

تا کنون در این بخش ابزارهای ذهن ، ما به اولویت ها و اهداف خودتان توجه کرده ایم، این موارد تعریف می کنند که چه چیزی موجب تحریک شما برای انجام این کار با زمان خودتان می شود. برنامه ریزی در جایی است که در کجا این تحریکات و الهامات ، ماهیت زمان قابل دسترس برای شما را تامین می کنند.

برنامه ریزی پروسه ای است که درآن شما به زمان قابل دسترس برای خودتان توجه می کنید و برای این مورد برنامه ریزی می کنید که چگونه شما از آن برای رسیدن به اهداف شناسایی شده خودتان استفاده خواهید کرد. با استفاده از این برنامه به طور خاص، شما می توانید:

  • درک کنید که شما چگونه می توانید به طور واقعی به اهداف در طی این زمان دست یابید.
  • برای بهترین استفاده از زمان موجود برنامه ریزی کنید.
  • زمان کافی را برای کارهایی که شما مطلقا باید انجام دهید، تنظیم کنید.
  • پیوستگی زمان را برای انجام موارد دور از انتظار حفظ کنید.
  • استرس را از طریق اجتناب از تعهد بیش از حد به خودتان و دیگران به حداقل برسانید.
  • چگونه از این ابزار استفاده می کنید:

ابزارهای برنامه ریزی بسیار خوبی از جمله تقویم های روزانه ، تقویم ها ، سازمان دهنده ها بر اساس کاغذ و نرم افزار ادغامی وجود دارند. ابزار برنامه ریزی ای بهترین موردبرای شما هستند که به موقعیت شما ، ساختار فعلی کار شما و نظر و بودجه شما وابسته می باشند. موارد کلیدی قادر خواهند بود تا داده ها را به راحتی واردکرده و قادر می باشند تا یک  حدود یا حوزه مناسب زمانی را در سطح صحیح جزئیات بررسی کنند.

برنامه ریزی به بهترین نحو بر اساس یک بنیان منظم، برای مثال در آغاز هر هفته یا ماه می باشد. با انجام مراحل زیر شما می توانید برای برنامه ریزی آماده شوید:

  • با شناسایی زمانی که شما می خواهید برای کار خود آماده شوید، فعالیت را آغاز کنید. این مورد به طرح شغل شما و اهداف شخصی شما در زندگی بستگی دارد.
  • سپس اقداماتی که شما مطلقاً بایستی برای انجام یک کار خوب انجام دهید را معین کنید. این موارد اغلب چیزهایی می باشند که شما آن ها را ارزیابی کرده اید.

برای مثال اگر شما افراد را مدیریت می کنید، سپس شما باید زمان را برای برخورد با مقوله های مطرح شده، رهبری و نظارت ، قابل دسترس کنید. به طور مشابه شما باید فرصتی را فراهم آورید  تا با رئیس خودتان و افراد مهم اطراف خود ارتباط برقرار کنید.

در حالی که افراد ممکن است به شما امکان دهند تا با نادیده گرفتن آنها در کوتاه مدت از آنها دور شوید ، تلاشهای مدیریت بهتر زمانی شما ، احتمالا از حوزه اصلی خارج خواهد شد ، اگر شما زمان را برای افرادی صرف نکنید که در زندگی شما مهم می باشند.

۳ – لیست to-do (لیست های انجام کار یا همان دفتر برنامه ریزی ) خودتان را بررسی کرده و در مورد فعالیت های اضطراری با اولویت بالا و همچنین وظایف الزامی نگهداری برنامه ریزی کنید، که نمی توان نادیده گرفت و یا نمی توان از آنها اجتناب کرد.

۴ – سپس زمان را در یک وضعیت پیوسته و  مناسب محدود کنید. شما یاد خواهید گرفت که چه میزان از این زمان را برای تجربه نیاز دارید. به طور عادی هر چه شغل یا کار شما غیر قابل پیش بینی تر باشد زمان پیوسته و منسجم تری نیاز دارید. ماهیت یا واقعیت کار بسیاری از افراد ، وقفه (مداخله) پیوسته است: بررسی ها نشان می دهند که برخی از مدیران از شش دقیقه کار بدون وقفه در یک زمان به طور متوسط استفاده اندکی می کنند.

به طور مشخص شما نمی توانید بگویید که چه زمانی وقفه ها یا مداخله ها اتفاق خواهندافتاد. بنابراین با باقی گذاشتن فضای کافی در برنامه، شما به خودتان انعطاف پذیری را برای چیدمان مجدد برنامه خود برای واکنش موثر با مقوله های ایجاد شده خواهید داد.

۵ – آنچه که شما هم اکنون باقی گذاشته اید «زمان تشخیصی شما » است. زمان قابل دسترس برای تحویل اولویت های شما و رسیدن به اهداف شما. لیست to-do اولویت بندی شده خودتان را بررسی کرده و همچنین اهداف مشخصی را بررسی کرده و زمان مورد نیاز را برای رسیدن به این اقدامات ارزیابی کرده و این موارد را برنامه ریزی کنید.

با زمانی که شما به مرحله ۵ می رسید شما درمی یابید که شما دارای زمان مشخص اندکی می باشید. اگر این مورد وجود داشته باشد، سپس فرضیه های مورد استفاده در چهار مرحله اول را بازبینی کنید. پرسش ها در این مورد می باشند که آیا چیزها مطلقاً الزامی می باشند یا خیر؟ آیا آنها می توانند نادیده گرفته شوند یا به عنوان نماینده انتخاب شدند؟ آیا آنها می توانند در یک روش مختصر انجام شوند یا خیر؟

به خاطر داشته باشید که یکی از مهمترین روشهای افراد برای رسیدن به موفقیت، از طریق به حداکثر رساندن « زمان» است که تنها می توانند به آنها دست یابند. آنها میزان کاری را که می توانند از طریق محول کردن کار به دیگران مدیریت کنند را افزایش داده و پول خارج از منابع را برای کارهای کلیدی هزینه کرده یا از تکنولوژی برای اتوماتیک کردن کار خودشان تا حد امکان استفاده کنند.

همچنین از این روش به عنوان یک فرصت برای بازبینی لیست to-do و اهداف شخصی استفاده کنید. آیا اهدافی را مشخص کرده اید که صرفا با زمان قابل دسترس شما، قابل دسترس نمی باشند؟ آیا شما به وظایف اضافی بسیاری توجه کرده اید؟ آیا شما با چیزهایی به عنوان مهمترین موارد واقعی برخورد کرده اید؟

اگر زمان تشخیصی شما هنوز محدود شده می باشند، شما به مذاکره و ارزیابی مجدد حجم کاری خودتان نیاز دارید. با یک تفکر خوب از طریق برنامه به صورت شاهد یا مدرک شما این مورد را « آسان درک می کنید (دریافت می کنید).»

نکات کلیدی:

برنامه ریزی پروسه ای است که در آن شما استفاده از زمان را برنامه ریزی می کنید. با برنامه ریزی به صورت موثر شما می توانید استرس راکاهش داده و کارآمدی یا راندمان را به حداکثر برسانید.

قبل از آنکه شما بتوانید به طور موثر برنامه ریزی کنید شما به یک سیستم برنامه ریزی موثر نیاز دارید. این مورد می تواند یک برنامه ریزی روزانه ، تقویمی یا سازمان دهنده بر مبنای کاغذ یا یک بسته نرم افزاری همچون نرم افزار مدیریت زمان باشد. بهترین راه حل به طور کامل به شرایط شما بستگی دارد.

برنامه ریزی یک پروسه پنج مرحله ای است:

  • زمانی را که برای شما قابل دسترس می باشد را شناسایی کنید.
  • وظایف ضروری و الزامی را که شما بایستی برای موفق شدن در کارتان انجام دهید را مشخص کنید.
  • در مورد وظایف مهم و اضطراری با اولویت بالا و فعالیت های مهم «خانه داری» برنامه ریزی کنید.
  • زمان پیوسته و مناسب را برای کنترل و انجام مداخله های غیر قابل پیش بینی محدود کنید.
  • در زمانی که باقی می ماند فعالیت هایی را برنامه ریزی کنید که اولویت ها و اهداف شخصی شما را مورد بررسی قرار می دهد.

اگر شما دارای زمان مشخص اندکی می باشید، زمان را برای زمان رسیدن به این پنج مرحله باقی گذارید، سپس فرضیه هایی را که شما در مراحل ۱ تا ۴ اتخاذ کرده اید، را بازبینی کنید.

با آرزوی موفقیت روزافزون

ترجمه شده توسط مدیریت سایت


مدیربهمن ۲, ۱۳۹۶
SS-Backgrounds-Stock-101.jpg

2min10

بخش اول:

لیست های انجام کار، کلیدی برای فعالیت مفید(کارایی)

چگونه می توان لیست های انجام کار اولویت بندی شده را نوشت؟

 

آیا تا کنون به خاطر مقدار کاری که باید انجام دهید احساس دستپاچه شدن داشته اید؟ یا احساس کرده اید که آخرین مهلت را از دست داده اید؟ یا گاهی فراموش کرده اید کار مهمی را انجام دهید، بنابراین دیگران شما را وادار به انجام کار، کرده باشند؟

همه اینها نشانه هایی از نداشتن «لیست انجام کار» کامل است. لیستهای انجام کار، لیستهای اولویت بندی شده از همه کارهایی است که شما باید انجام دهید، آنها هر چیزی را که شما باید انجام دهید با قرار گرفتن مهمترین کارها بالای لیست و کم اهمیت ترین کارها در پایین، لیست می کنند.

 

با داشتن یک لیست انجام کار شما مطمئن می شوید که کارهایتان همگی در یکجا نوشته شده است، بنابراین شما هیچ کار مهمی را فراموش نمی کنید و با اولویت بندی کارها شما ترتیبی را طراحی می کنید که در آن، آنها را انجام دهید. بنابراین شما می توانید بگویید چه چیزی نیازمند توجه فوری شماست و چه چیزی را می توانید برای بعد رها کنید.

 

اگر شما باید به حجم کاری زیادی بپردازید، لیستهای انجام کار، ضروری است. زمانیکه شما از لیستهای انجام کار به طور موثر استفاده نمی کنید، شما غیر متمرکز و غیر قابل اعتماد برای افراد اطرافتان به نظر می رسید. زمانیکه شما از آنها به طور کارآمد استفاده می کنید، سازماندهی بهتری دارید و قابل اعتمادتر هستید، استرس کمتری تجربه می کنید و مطمئن هستید که مسئله مهمی را فراموش نکرده اید. بیش از اینها، اگر شما هوشمندانه اولویت بندی کنید، روی زمان و انرژی در مورد فعالیتهای بسیار شدید تمرکز دارید که بدین معناست که شما سودبخش تر هستید و برای تیم کاریتان با ارزش تر.

 

داشتن یک لیست ساختاربندی شده و کامل به نظر کافی می رسد، اما این مطلب می تواند جالب باشد که چه تعداد از مردم در استفاده از لیستهای انجام کار به کل ناکام مانده اند. مهم نیست از آنها به طور کارآمد استفاده کنید، در واقع، آن اغلب زمانیست که مردم شروع به استفاده کارآمد و مهمتری از لیستهای انجام کار می کنند که آنها اولین پیشرفت خلاق نه فردی شان را ایجاد کرده اند و شروع به موفق شدن در کارهایشان می کنند.

 

فراهم آوردن یک لیست انجام کار :

نوشتن لیستتان روی ورق و قرار دادن آن در یک سند راحت ترین راه برای شروع استفاده از لیستهای انجام کار است.( می توانید از دفتر برنامه ریزی روزانه که توسط سایت simineh.com برای همین منظور طراحی و تولید شده است نیز استفاده نمایید.)

سپس مراحل ذیل را طی کنید:

مرحله ۱:

همه کارهایی را که باید کامل کنید بنویسید. اگر آنها کارهای بزرگی هستند مرحله اول را تقسیم کنید، این کار را با نوشتن کار بزرگتر آغاز کنید. ( به طور ایده آل مراحل کاری یا عملکردی نباید بیشتر از ۲-۱ ساعت برای کامل شدن زمان ببرد.)

نکته :

ممکن است شما گردآوری چند لیست را راحت تر بدانید ( لیستهای اجرای کار شخصی، بررسی و مطالعه و مکان کاری) . روشهای مختلف را امتحان کنید و بهترین روش را برای موفقیت خودتان انتخاب کنید.

مرحله ۲ :

این کارها را با اختصاص دادن اولویت ها از A (خیلی مهم یا خیلی فوری) تا D (غیر مهم یا غیر ضروری)خلاصه کنید.

اگر کارهای بسیاری هستند که اولویت دارند، لیست را مجدداً خلاصه کرده و کارهای با اهمیت کمتر را تنزیل رتبه دهید. یک بار که این کار را انجام دادید، لیست را به ترتیب اولویت مجدداً بنویسید.

 

استفاده از لیست های انجام کارتان:

برای استفاده از لیست انجام کارتان به سادگی آن را به ترتیب انجام دهید، اول به کارهای اولویت A بپردازید، سپس کارهای B و C و … زمانیکه کارهایتان کامل شد آنها را حذف کنید.

شما می توانید از لیست های انجام کار به روشهای مختلف در موقعیت های مختلف استفاده کنید. به عنوان مثال اگر شما در نقش یک فروشنده هستید، راه خوب برای انگیزه مندی خودتان نگه داشتن لیست انجام کار به نسبت کوتاه است تا بتوانید هر روز آن را کامل کنید.

اگر در یک نقش عملکردی هستید یا اگر کارها بزرگ هستند و وابسته به افراد زیاد دیگر هستند، بهتر است تا متمرکز بر لیست بلند مدت باشید و آن را روز به روز (روزانه) لحاظ کنید.

بسیاری از مردم این روش یعنی سپری کردن۱۰ دقیقه در پایان روز را برای سازماندهی کارها روی لیست انجام کارشان برای روز بعد مفید می دانند .

نکته :

زمانیکه در استفاده از لیستهای انجام کار راحت هستید، می توانید ایجاد تمایز بین ضرورت و اهمیت را آغاز کنید.( ادامه دارد…)



درباره ما

گروه آموزشی سیمینه که در سال ۱۳۸۷ به مدیریت محمد علیمحمدی تاسیس شده است، با هدف ارائه روش های مناسب برای :
۱٫ هدف گذاری و برنامه ریزی
۲٫ ارائه محصولات کاملا کاربردی
۳٫ ارائه مقالات مرتبط با موفقیت
۴٫ ارائه ویدئوهای رایگان
به شما کمک خواهند کرد تا در راه رسیدن به اهداف تان موفق شوید.


تماس باما




خبرنامه

با عضویت در خبرنامه میتوانید از جدیدترین مقالات ، اخبار و محصولات سیمینه در ایمیل خود با خبر شوید






نماد الکترونیکی