اشتباه مدیریتی می تواند کل مجموعه را زیر سوال ببرید و در نهایت هیچ موفقیتی به وجود نیاید و چیزی جز شکست نماند،این موضوع اهمیت شناسایی و از بین بردن اشتباه مدیریتی را نشان می دهد. در ادامه به بررسی مفصل این اشتباهات و نحوه جلوگیری از آن می پردازیم.
از تلههای رایج اجتناب کنید!
چنانچه میخواهید کارایی بالایی داشته باشید، از این اشتباه مدیریتی اجتناب نمایید. چطور به خوبی زمان خود را مدیریت میکنید؟ اگر شبیه اکثر افراد باشید، پاسخ شما نمیتواند کاملاً مثبت باشد! شاید احساس اضافه باری میکنید و اغلب باید تا دیروقت کار کنید تا به ضرب الاجل های خود جامه ی عمل بپوشانید و یا شاید فکر میکنید که روزهای شما یکی پس از دیگری وارد بحران جدیدی میشوند، این میتواند نگرانکننده بوده و موجب تضعیف روحیه شود.
بسیاری از ما میدانیم که میتوانیم زمان خود را به صورت موثرتری مدیریت کنیم در حالی که به سختی میتوان خطا هایی را که روزانه به وجود میآوریم شناسایی کرده و آن ها را اصلاح کنیم. هنگامی که زمان خود را به درستی مدیریت میکنیم، به صورت استثنایی در کار خود موفق هستیم و میزان استرس و نگرانی ما کاهش مییابد، وقت خود را صرف طرح های جالب و پر بازدهی میکنیم که میتوانند تفاوت های قابل توجهی در حرفهی ما به شمار روند. این گونه است که در مجموع خوشحال تر هستیم.
در این مقاله، به ۱۰ مورد از رایجترین خطا ها در مدیریت زمان و همچنین شناسایی استراتژی ها و راهنمایی هایی که برای غلبه بر آن ها به کار برده میشوند نگاهی خواهیم داشت.
این ۱۰ خطا عبارتند از
خطای یک – عدم موفقیت در داشتن لیست کار ها
آیا تا به حال احساس آزار دهندهای را که ناشی از فراموش کردن بخش مهمی از کار شما بوده تجربه کردهاید؟ در این صورت، احتمالاً از لیست کار و ثبت کارهای مهم استفاده نکرده اید.
روش استفاده از لیست کارها به طور موثری متکی برنوع اولویت بندی وظایف در لیست شما را دارد. بسیاری از افراد از سیستم کد گذاری A-D استفاده میکنند (A برای مواردی با اولویت بالا و D برای اولویت های پایین).
در عوض، شما میتوانید به سادگی به جای لیست A تا D از اعداد استفاده نمایید. ( اولویت بندی کارها در لیست روزمره در نرم افزار مدیرت زمان سیمیا رعایت شده است )
چنانچه پروژه ها و طرح های بزرگی در لیست کاری خود دارید، علیرغم دقتی که دارید، موارد موجود در لیست میتوانند مبهم و بیفایده باشند.
به عنوان مثال، میتوانید روی لیست کاری خود بنویسید «شروع طرح های اولیه ی بودجه»، اما این طرح ها شامل چه مواردی هستند؟
نبود آیتم های شخصی در این جا میتواند موجب ایجاد وقفه و تعلل و یا از بین رفتن مراحل اصلی کار شود، بنابراین مطمئن شوید که وظایف عمدهی خود را به قسمت های مشخص و مراحل اجرایی تقسیم کردهاید و نیازی به بازنگری موارد مهم ندارید. همچنین میتوانید از برنامه های فعالیت ها برای مدیریت کار خود استفاده کنید، زمانی که طرحها و پروژه های بزرگ شما باید به صورت همزمان انجام شوند.
خطای دو – تنظیم نکردن اهداف شخصی
آیا میدانید که دوست دارید به مدت ۶ ماه کجا باشید؟
در مورد ۶ ماه ، سال بعد و یا ۱۰ سال بعد چطور؟ اگر نه، وقت آن است که برخی اهداف شخصی خود را تنظیم کنید. تنظیم اهداف شخصی برای مدیریت درست زمان ضروری است، زیرا اهداف، مقصود و بینشی نسبت به کارتان در اختیار شما قرار میدهند. زمانی که میدانید کجا میخواهید بروید، میتوانید اولویتهای خود، زمان و منابع مختلف برای رسیدن به آن جا را مدیریت کنید.
اهداف همچنین به شما کمک میکنند در مورد سپری کردن زمان خود روی موارد با ارزش و نوع حواس پرتی ها تصمیم بگیرید. یاد بگیرد چطور اهداف موثر را تنظیم نمایید و به تنظیم اهداف به صورت ویژه نگاهی بیندازید. در این جا یاد میگیرید چطور اهداف تعریف شده را به طور مشخص تنظیم کنید، اهدافی که منجر به تشویق و ترغیب شما خواهند شد.
خطای سوم – اولویتبندی نکردن
دستیار شما در وضعیتی بحرانی قرار گرفته و نیازمند آن است که شما هم اکنون به مسالهی او رسیدگی کنید، در حالی که شما درگیر ایده های آشفتهی جدیدی شدهاید. مطمئن هستید که تقریباً با ایدهای روشن و مشخص از عهدهی این رقابت بازاری برمیآیید. در حالیکه با خطر از دست دادن رشتهی فکری و تمرکز خود به دلیل پیدایش این مورد ضروری مواجه هستید.
گاهی اوقات به سختی میتوان دریافت چطور اولویت بندی کرد، بویژه زمانی که با وظایف و مسئولیت های ظاهراً ضروری مواجه شوید. بنابر این، لازم است یاد بگیرید چطور وظایف و امور خود را به طور موثر اولویت بندی نمایید، اگر خواهان مدیریت بهتر زمان خود هستید و می خواهید از اشتباه مدیریتی بپرهیزید.
یکی از ابزار هایی که به شما در اولویت بندی موثر کار هایتان کمک خواهد کرد. ماتریس فوری و مهم آیزنهاور است. این ماتریس به شما کمک میکند تفاوت میان فعالیت های ضروری و مهم را بفهمید. همچنین یاد میگیرید چطور به تمرکز بر موارد ضروری دست یابید.
ماتریس اولویت کارها، ابزار مناسب دیگری است که به شما کمک خواهد کرد تعیین نمایید چه کارهایی پر بازده با اولویت بالا و چه کار هایی کم ارزش و فرعی هستند. چنانچه به این تفاوت ها دست یابید، بهتر زمان خود را در طول روز مدیریت میکنید. (در طراحی دفتر برنامه ریزی و نرم افزار سیمیا ۲ جدول ماتریس زمان رعایت شده است).
خطای چهارم – عدم موفقیت در مدیریت حواس پرتی ها (مواردی که موجب حواس پرتی ما می شوند)
آیا میدانید که برخی از ما میتوانیم بیش از ۲ ساعت وقت روزانهی خود را به دلیل حواس پرتی ها از دست بدهیم؟ فکر میکنید چه کاری میتوانید انجام دهید تا این زمان برگردد!
حواس پرتی هایی که ناشی از ایمیلها، چت، پیامکها، مزاحمت همکاران و تماسهای تلفنی مشتریان هستند، موجب میشوند جریان تمرکز یا فکری خود را حین کار از دست بدهیم که به نظر میرسد کاری بینتیجه خواهد بود. زمانی که ۱۰۰ درصد مشغول انجام کاری هستیم. اگر میخواهید کنترل روز خود را به دست بگیرید و کارتان را به بهترین صورت انجام دهید، باید یاد بگیرید چطور حواس پرتی ها را به حداقل برسانید و به طور موثر وقفه های زمانی خود را مدیریت کنید.
به عنوان مثال، زمانیکه نیازمند تمرکز روی کارتان هستید زنگ پیامکهای خود را خاموش کنید و اگر افرادی هستند که اغلب مزاحم شما هستند، اجازه دهید متوجه مزاحمتشان شوند. همچنین باید یاد بگیرید چطور سطح تمرکز خود را افزایش دهید حتی زمانی که با حواس پرتی ها روبرو میشوید.
ادامه موضوع اشتباه مدیریتی را در قسمت بعدی این مقاله دنبال کنید.