اشتباهات مدیریتی ( بخش دوم مقاله )

 ۱۰ اشتباه رایج در مدیریت زمان   10-خطای-رایج

یکی از موثرترین روشهای ارتقای سطح بازدهی و خلاقیت شما، شناسایی و اصلاح خطاهای مدیریت زمان است. هنگامیکه زمانی را صرف اصلاح این خطاها می‌کنید تفاوت زیادی را در میزان بازدهی خود ایجاد خواهید کرد و در نتیجه شادتر بوده و استرس کمتری را تجربه می‌کنید.

در بخش قبلی این مقاله ( قسمت اول ) به ۴ مورد از این خطاها اشاره شد و اینک ادامه مطالب :

خطای ۵) ایجاد وقفه و تعلل: 

وقفه ها زمانی اتفاق می‌افتند که وظایفی را که باید روی آنها تمرکز کنید، به تاخیر اندازید.

زمانی که وقفه‌ای ایجاد می‌کنید احساس تقصیر می‌کنید که وقفه‌ ها شروع نشوند و ترس انجام ندادن کار به سراغتان می‌آید، در نهایت، هر چیزی شما را به خود مشغول کرده و در انجام به موقع وظیفه‌ی خود با شکست مواجه می‌شوید.

با یک آزمون وقفه شروع کنید تا بفهمید که آیا وقفه‌ها مشکلی در زندگی شما ایجاد می‌کنند یا نه. اگر ایجاد می‌کنند، استراتژیهایی را که برای غلبه بر آنها وجود دارند یاد بگیرید.

بعنوان مثال، یک استراتژی مناسب به شما می‌گوید که باید تنها ۱۰ دقیقه کار کردن روی طرح خود را آغاز کنید، اغلب افرادی که ایجاد وقفه می‌کنند احساس می‌کنند که باید وظیفه‌ای را از ابتدا تا انتها تکمیل کنند و این انتظار بیش از حد موجب احساس نگرانی و دستپاچگی در آنها می شود. در عوض، صرفاً مقدار کمی از وقت خود را صرف تمرکز بر روی شروع کار می کنند، فقط همین!

همچنین متوجه می شوید که استفاده از طرح‌های عملکردی مناسب خواهد بود این طرح‌ها به شما کمک می‌کنند پروژه های بزرگ خود را به مراحل اجرایی قابل مدیریت تقسیم کنید و به سادگی فعالیت مورد نیاز خود را به انجام رسانید و از اینرو می‌توانید مقدار قابل توجهی از فعالیت‌های خود را به موقع به اتمام رسانید. انجام این کار باعث می‌شود در ابتدای انجام یک پروژه‌ی جدید احساس دستپاچگی نکنید.

خطای ۶) مشغول کردن بیش از حد خود:

آیا شما فردی هستید که در گفتن «نه» به دیگران دچار مشکل هستید؟ اگر اینطور است، احتمالاً طرح‌ها و مسئولیت‌های معوقه‌ی بسیاری در برنامه‌ی خود دارید. این می‌تواند منجر به عملکرد ضعیف و ایجاد استرس در شما شود و کمتر اخلاقی است.

شما می‌توانید یک مدیر کوچک باشید: کسی که بر کنترل یا انجام همه‌ی کارهای دیگران اصرار دارد، زیرا آنها نمی‌توانند به کسی دیگری اعتماد داشته باشند تا کارشان را به درستی انجام دهد (این می‌تواند برای هر فردی یک مسئله یا مشکل به شمار رود، نه صرفاً برای مدیران).

بنابراین مشغول کردن بیش از حد خود می‌تواند استفاده‌ی ضعیف از زمان باشد و دیگران شما را به عنوان فردی عجله‌ای با کارهای درهم و برهم خواهند شناخت.

برای جلوگیری از این کار، هنر دقیق و ماهرانه‌ی گفتن «بله» به دیگران و «نه» به مسئولیت‌ها و کارها را یاد بگیرید. این مهارت به شما کمک می‌کند از خود حمایت کنید، در حالیکه هنوز احساسات و جایگاه خوب خود درون گروه را حفظ کرده‌اید.

اگر افراد دیگر به دلیل گفتن «بله» به درخواست‌هایی که از شما داشته‌اند به شما متکی شده‌اند، به آنها یاد دهید چطور روی پای خود بایستند و مستقل باشند و تحت هر شرایطی آرام و خونسرد بمانند.

خطای ۷) پیشرفت کردن با مشغول بودن:

برخی از افراد با مشغول کردن خود دچار عجله می‌شوند… فرجه‌های ملاقاتی محدود، ایمیل‌های بی‌‌پایان، انبوه پروژه‌هایی که روی میز هستند و نیازمند توجه و تمرکز می‌باشند، سرعت نامعقول ملاقات‌ها، همهمه‌ای که باعث استرس و بالا رفتن فشار خون می‌شود. مشکل اینجاست که عادت به مشغول کردن خود به ندرت به معنای کارآمد بودن شماست و می‌تواند به مرور زمان موجب ایجاد استرس در شما شود. در عوض، سعی کنید آرام‌تر کار کنید و یاد بگیرد بهتر زمان خود را مدیریت نمایید.

خطای ۸) چند وظیفه‌ای بودن:

لیندا زمانیکه در اوج اضافه‌باری خود قرار داشت، به طور منظم ایمیل‌هایی می‌نوشت، در حالیکه که با موکلان/ مشتریان خود تلفنی صحبت می‌کرد. با اینکه او فکر می‌کرد این روش، روش استفاده‌ی درست از وقت خود است.

حقیقت این است که می‌توانید ۲۰ تا ۴۰ درصد زمان بیشتری را برای تمام کردن لیست کارهایی که باید انجام دهید صرف کنید، زمانیکه چند وظیفه‌ای باشید، در مقایسه با تکمیل همین لیست کاری اما به ترتیب. (انجام کارها یکی پس از دیگری نه به صورت همزمان). نتیجه این که او هر دو کار خود را به طور ضعیف انجام داد ـ ایمیل‌های او پر از غلط بود و مشتریانش به دلیل عدم تمرکز او روی موضوع، ناامید شده بودند.

بنابراین بهترین کار، فراموش کردن چند وظیفه‌ای بودن است در عوض صرفاً روی یک کار در زمانی مشخص تمرکز کنید تا کاری با کیفیت بالاتر انجام دهید.

خطای ۹) استراحت نکردن:

این جالب است که فکر می‌کنید می‌توانید به مدت ۸ تا ۱۰ ساعت یکسره کار کنید، بویژه زمانیکه روی مساله‌ای حساس یا فرجه ای مهم کار می‌کنید اما در واقع غیر ممکن است که فردی بدون دادن استراحت به مغز خود و گرفتن انرژی بتواند روی موضوعی تمرکز کند و کاری با کیفیت بالا انجام دهد.

پس هرگز زمانهای استراحت را با هدر دادن یا اتلاف زمان اشتباه نگیرید. استراحت‌ها به شما زمان بیکاری ارزشمندی می‌دهند و شما را قادر به تفکر خلاقانه و کار موثر می‌سازند.

اگر برایتان سخت است که کار خود را متوقف کنید، زمانهای استراحت را در برنامه‌ی خود جای دهید و یا برای یادآوری هشداری را برای آن تنظیم نمایید. کمی قدم بزنید، یک فنجان قهوه بنوشید، و یا پشت میز خود نشسته و فکر کنید. سعی کنید هر یک یا ۲ ساعت کار، ۵ دقیقه استراحت داشته باشید. مطمئن شوید که زمان کافی برای غذا خوردن را به خود داده‌اید ـ هرگز نمی‌توانید کاری با کیفیت بالا انجام دهید اگر گرسنه باشید!

خطای ۱۰) برنامه‌ریزی ناموثر و وظایف:

آیا فردی سحرخیز هستید؟‌ و یا متوجه شده‌اید که با غروب آفتاب انرژی شما نیز تخلیه می‌شود؟ همه‌ ما ۱۰ ریتم‌های مختلفی داریم، یعنی ساعات مختلفی از روز هستند که بیشترین سطح انرژی و بازدهی را در خود احساس می‌کنیم.

می‌توانید به بهترین شکل از وقت خود استفاده کنید زمانیکه کارهای با ارزش خود را در طول ساعات اوج خود و کارهای کم‌ارزش با انرژی کمتر را در ساعات بیکاری خود انجام دهید.

با آرزوی موفقیت

ترجمه شده توسط مدیریت سایت سیمینه

منبع: www.simineh.com

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *