ماتریس آیزنهاور بیانگر درجه اهمیت کارها برای انجام است. این ماتریس به شما نشان می دهد که چه کاری را در چه زمانی باید انجام بدهید و درجه اهمیت آن چه میزان است و چه کاری را می بایستی خودتان به انجام برسانید و چه کاری را برای انجام به دیگران واگذار کنید.
ماتریس فوری و مهم آیزنهاور
رئیس شما از شما خواسته است تا یک نمایش و ارائه مهم را برای جلسه بعدی هیئت مدیره آماده کنید.
شما تنها دارای روزهای اندکی برای کنار هم قراردادن نمایش در کنار یکدیگر می باشید، در حال حاضر حجم کاری شما بالاست و شما دارای یک تعداد از وظایف «اضطراری» دیگر در لیست to-do (لیست انجام کار مانند دفتر برنامه ریزی) خودتان می باشید. شما عصبی و نگران هستید، شما نمی توانید تمرکز کنید و هر چیزی به نظر، شما را از کار منحرف می کند.
استرس زاهای زمانی، مهم ترین منبع نگهدارنده فشار و استرس در محل کار می باشند، آن ها در نتیجه داشتن کارهای زیاد برای انجام دادن در یک زمان بسیار اندک اتفاق می افتند. بنابراین شما چگونه می توانید بر این استرس غلبه کنید و چیزهایی را تحویل دهید که واقعا برای انجام یک کار مهم می باشند؟
ماتریس فوری و مهم به شما در زمینه اندیشیدن در مورد اولویت هایتان و تعیین این مورد کمک می کند که کدام فعالیت های شما مهم می باشند و کدام فعالیت ها انحرافی می باشند. در این مقاله ما به این مورد توجه خواهیم کرد که چگونه شما می توانید از ماتریس آیزنهاور برای مدیریت موثر و کارآمد زمان استفاده کنید.
فعالیت های “مهم” و ” فوری” چه می باشند؟
مدیریت بزرگ زمانی «زمان» به معنای موثر بودن و همچنین کارآمد بودن است. مدیریت موثر زمان و رسیدن به چیزهایی که شما خواهان رسیدن به آن ها هستید به معنای صرف کردن وقت خود درباره کارهایی است که مهم می باشند ولی ضروری نیستند. برای انجام این مورد و به حداقل رساندن استرس داشتن موعد های سررسید برای درک این مورد بسیار مهم می باشد:
- فعالیت های مهم دارای یک نتیجه می باشند که موجب رسیدن شما به اهدافتان می گردد، خواه این اهداف حرفه ای یا شخصی باشند.
- فعالیت های اضطراری/ ضروری نیازمند توجه فوری و آنی می باشند و اغلب با موفقیت اهداف افراد دیگر در ارتباط می باشند.
- فعالیت های فوری، اغلب فعالیت هایی هستند که ما بر آن ها تمرکز می کنیم، آن ها نیازمند توجه می باشند، زیرا نتایج و عواقب عدم برخورد با آن ها فوری می باشند.
ماتریس آیزنهاور چیست؟
ایده ارزیابی و ترکیب این دو عنصر رقابتی در یک ماتریس، با ایده رئیس جمهوری سابق امریکا آیزنهاور و دکتر استفان کاوی در ارتباط بوده است. آیزنهاور چنین نقل می کند: «در آنچه که مهم است، اضطرار و ضرورت اتفاقی است و آنچه که فوری است، اصل یا اهمیت اتفاقی است.» و بر اساس این آیزنهاور وظایف خودش را سازمان دهی کرده است. در نتیجه ماتریس، گاهی اوقات ماتریس آیزنهاور نامیده می شود. دکتر کاوی ایده را به جریان اصلی آورده است و به آن نام « ماتریس فوری و مهم » را در مقاله کلاسیک تجاری خود در سال ۱۹۹۴ داده است: ۷ عادت افراد فوق العاده موثر و کارآمد.
چگونه از ابزار استفاده می شود:
ماتریس فوری-مهم، یک روش قدرتمند اندیشیدن در مورد اولویت ها می باشد. استفاده از این ابزار به شما غلبه کردن بر گرایش/ تمایل طبیعی برای تمرکز بر فعالیت های اضطراری کمک می کند، بنابراین شما می توانید زمان کافی را برای تمرکز بر آنچه که واقعا مهم می باشد را حفظ کنید. این روشی است که شما از وضعیت «پرواز از آتش» به موقعیتی حرکت می کنید که در آن می توانید شغل و تجارت خود را پرورش و بسط دهید.
ماتریس آیزنهاور چگونه کار می کند؟
مراحل زیر را برای استفاده از ماتریس به منظور اولویت بندی فعالیت های خود دنبال کنید:
- اولین مرحله لیست کردن تمامی فعالیت ها و پروژه هایی است که شما احساس می کنید که باید انجام دهید. سعی کنید تا هر چیزی را که زمانی را در کار صرف می کند هر چند مهم نباشد را در لیست شامل کنید. (لیستی مانند دفتر برنامه ریزی)
- سپس در یک مقیاس ۱ تا ۵ ، اهمیت هر یک از فعالیت ها را مشخص کنید. به خاطر داشته باشید که این راهکار یک ارزیابی از چگونگی کمک کردن، اهمیت یک فعالیت در رسیدن به اهداف شما می باشد، سعی کنید در مورد اضطرار در این مرحله، نگران نباشید.
- زمانی که شما ، اهمیت و ارزش هر فعالیت را مشخص می کنید، اضطرار یا ضرورت آن را ارزیابی کنید. زمانی که این کار را انجام می دهید، هر آیتم را در ماتریس بر طبق ارزش هایی رسم کنید که شما آن را ارائه کرده اید.
- حال ماتریس را با استفاده از استراتژی های توصیف شده برای برنامه ریزی اولویت های خود، بررسی کنید.
استراتژی هایی برای ابعاد مختلف ماتریس آیزنهاور :
مهم یا اهمیت و اضطرار:
دو نوع مجزا و متفاوت فعالیت مهم و اضطراری وجود دارند : یک نوع که شما نمی توانید پیش بینی کنید و دیگری که شما یک دقیقه در دقیقه آخر را برای آن می گذارید.
شما می توانید از فعالیت های دقیقه آخر از طریق برنامه ریزی و اجتناب از تعلل جلوگیری کنید.
به عبارت دیگر مقوله ها و بحران ها نمی توانند همیشه پیش بینی یا اجتناب شوند. در اینجا بهترین راهکار باقی گذاشتن مقداری زمان در برنامه خودتان برای کنترل مقوله های دور از انتظار و فعالیت های مهم برنامه ریزی نشده می باشد.
اگر شما دارای میزان زیادی از فعالیت های مهم و اضطراری می باشید، مشخص کنید که کدام یک از آن ها را می توان پیش بینی کرد و در این مورد فکر کنید که چگونه شما می توانید فعالیت های مشابه را در زمان معین برنامه ریزی کرده به طوری که آن ها اضطراری نشوند.
اضطراری و بدون اهمیت:
فعالیت های اضطراری و بدون اهمیت فعالیت هایی هستند که شما را از رسیدن به اهدافتان متوقف کرده و از شما برای تکمیل کردن کارتان جلوگیری می کنند. از خودتان بپرسید که آیا این وظایف را می توان مجددا برنامه ریزی کرد یا خیر.
یک منبع عمومی برای چنین وقفه ها یا مداخله هایی از سوی افراد دیگر در اداره شما می باشد. گاهی اوقات گفتن این مورد مناسب است که « به افراد مودبانه «نه» بگویید» یا آنها را برای حل مشکل خودشان تشویق کنید. به عبارت دیگر برای برنامه ریزی زمان، در موقعی تلاش کنید که برای شما قابل دسترس می باشد. بنابراین افراد می دانند که آنها می توانند شما را در این زمانها متوقف کنند. با انجام این مورد شما قادر خواهید بود تا بر فعالیت های مهم خود برای دوره های طولانی تر زمانی تمرکز کنید.
غیر اضطرار اما مهم:
اینها فعالیت هایی هستند که به شما در رسیدن به اهداف شخصی و کاری شما کمک می کنند و کارهای مهم را تکمیل می کنند. از این مورد مطمئن شوید که شما دارای وقت و زمان فراوانی برای انجام این موارد به طور خاص هستید. بنابراین آنها اضطراری نمی شوند و به خاطر داشته باشید تا زمان کافی را در برنامه خود برای برخورد با مشکلات پیش بینی نشده باقی بگذارید. این مورد شانس شما را برای باقی ماندن در برنامه به حداکثر خواهد رساند و به شما برای اجتناب از استرس در مورد اضطراری شدن کار پیش از ضرورت کمک می کند.
غیر اضطراری و بدون اهمیت:
این فعالیت ها تنها یک فعالیت انحرافی می باشند و بایستی تا حد امکان از آن ها اجتناب کرد. گاهی می توان به آسانی آن ها را نادیده گرفت یا لغو کرد.
دیگر فعالیت ها، فعالیت هایی هستند که افراد دیگر ممکن است از شما بخواهند تا انجام دهید، اما آن ها با نتایج مطلوب شما در ارتباط نمی باشند. مجددا به افراد مودبانه «نه» بگویید اگر می توانید.
اگر مردم و افراد ببینند که شما در مورد اهداف و حدود خودتان مشخص هستید اغلب آن ها دیگر از شما نخواهند خواست تا فعالیت های «غیرمهم» را در آینده انجام دهید.
نکات کلیدی:
ماتریس فوری-مهم به شما کمک می کند تا به لیست وظایف خود نگاه کنید و به سرعت فعالیت هایی را که باید بر آن ها تمرکز کنید را مشخص کنید. با اولویت بندی از طریق کاربرد ماتریس، شما می توانید با مقوله های واقعا اضطراری برخورد کنید و در زمان مشابه شما می توانید به کار کردن ( فعالیت ) به سمت اهداف مهم ادامه دهید
