اولویت بندی کارها به شما ترتیب بندی و زمان انجام هر کاری را نشان می دهد. همه ما به دنبال افزایش بازدهی و تقلیل زیان های کارمان هستیم. بهترین راه دستیابی به این امر بررسی کامل موقعیت ها و اولویت بندی اهدافمان است. ما باید بتوانیم به همه ی جوانب کار خود بنگریم و تمامی موقعیت هایمان را بسنجیم تا بتوانیم کارهایمان را به بهترین نحو ممکن اولویت بندی کنیم.
وقتی کارهایمان اولویت بندی شود می توانیم با جدیت تمام هر کار را انجام دهیم چون می دانیم که برای هر کاری مقدار زمان خاصی در دست داریم و تا پایان آن زمان باید آن کار انجام شود. برای اینکه بخواهیم اولویت بندی را به بهترین صورت ممکن انجام دهیم باید اصولی را رعایت کنیم.
مقدمات تنظیم اولویت بندی کارها
اصل اول – قبل از به انجام رسانیدن کارها آگاهانه در مورد آن تصمیم بگیریم.
ابتدا باید کار مهم تر را تشخیص دهیم، بعد به انجام کارهای دیگر بپردازیم. هیچ کاری را برحسب عادت انجام ندهیم.
اصل دوم – ابتدا باید به نیاز های کسانی توجه کنیم که می توانند برای ما مفید باشند.
مثلاً مشتریان اصولاً از آن دسته افرادی هستند که راضی نگه داشتن آنها برای پیشرفت کارها لازم و ضروری است.
اصل سوم – همیشه مانند یک رهبر رفتار کنیم نه یک پیرو.
وظیفه یک رهبر این است که با استفاده از مقام و اقتدار خود ناسازگاری ها را از بین ببرد و تعادل را میان کارکنان و اهداف خود برقرار کند. وقتی که رهبر احساس می کند زمان کافی در اختیار ندارد می تواند شخص دیگری را برای انجام کارها برگزیند. (تفویض اختیار)
اصل چهارم – ابتدا از فرصت هایی استفاده کنیم که به نظر می رسد با کوچکترین درنگ از دست خواهند رفت.
مانند سرمایه گذاری در موقعیتی خاص که با کمترین درنگ ممکن است فرصت آن از دست برود.
اصل پنجم – به دنبال حداکثر بازدهی و حداقل زیان باشیم.
کاری را انجام دهیم که انجام هرچه سریع تر آن نتایج خوبی را به دنبال داشته باشد. کاری را دیرتر از همه انجام دهیم که با تعلل در انجام دادن آن کمترین زیان به بار خواهد آمد.
اصل ششم – متمایز کردن کار هایی که باید انجام شود از کار هایی که دوست داریم انجام دهیم.
مثلاً پرداخت قبوض آب و برق جزو کارهایی است که باید انجام شود ولی بازدید از نمایشگاه نقاشی از کارهایی است که دوست دارید انجام دهید.
با رعایت اصول شش گانه بالا می توانیم بهترین اولویت بندی را داشته باشیم و با داشتن بهترین اولویت بندی می توانیم با رسمیت و جدیت تمام کارهایمان را دنبال کنیم.
